Cosa valutare prima di scegliere
Fasi della trattativa e passaggio al commerciale
Un’agenzia vende con un processo: richiesta, brief, incontro, preventivo, firma. Controlla che il CRM dello strumento dia un proprietario a ogni trattativa, la sposti tra fasi e avvisi il commerciale quando un contatto torna sul sito o apre il preventivo. Se parte email e parte commerciale stanno in due strumenti, verifica come passano i dati: connettore nativo, collegamento Zapier o Make, oppure solo un file CSV.
Il salto di prezzo tra un livello e l’altro
Leggi il listino come un contratto: cosa è incluso a ogni livello, quanto costa una postazione in più, quali limiti hanno le azioni di automazione e se i contatti che non ricevono marketing entrano nel prezzo. Chiedi una simulazione con la tua lista reale e con un team di tre, cinque e otto persone. Molte pagine dei prezzi sono americane e in dollari: l’offerta in euro può essere diversa e va richiesta.
Ruoli e permessi per ogni persona del team
Il titolare, l’account manager, il designer e lo stagista non devono poter fare le stesse cose. Cerca ruoli che separino chi prepara, chi approva e chi invia, un registro di chi ha modificato cosa e la possibilità di bloccare un invio finché manca una seconda approvazione. Se i ruoli sono solo due, amministratore e utente, ogni errore resta possibile e il controllo passa interamente ai processi interni.
Consenso e fonte dei contatti commerciali
Le liste dell’agenzia nascono da moduli sul sito, richieste di preventivo, eventi e rubriche commerciali. Per ogni fonte conserva data, testo mostrato e consenso, e scegli uno strumento che tenga queste informazioni dentro il contatto. Il GDPR vale anche tra imprese quando l’indirizzo identifica una persona: per l’invio a freddo verso elenchi presi da registri pubblici fai prima una verifica con il tuo consulente o DPO.
Collegamento con gli strumenti del team
Il team vive in uno strumento di gestione dei progetti, in un gestionale di fatturazione e in una chat. Verifica per ciascuno se esiste un connettore nativo, un collegamento Zapier o Make, oppure solo l’esportazione CSV. L’integrazione utile è quella che evita di riscrivere: l’anagrafica del cliente nuovo, il passaggio da preventivo accettato a progetto aperto. Non dare per scontato che il collegamento citato in una pagina commerciale copra il tuo caso.
Cosa succede quando il cliente se ne va
Prima o poi un retainer finisce. Controlla che dallo strumento si esportino liste, tag, cronologia dei consensi e modelli, e che il cliente possa avere un accesso proprio senza perdere lo storico. Decidi fin dall’inizio, nel contratto, chi tiene la lista dopo la fine del rapporto. Una lista trattenuta rovina il rapporto e può diventare un problema di privacy: il titolare dei dati è il cliente, non l’agenzia.
Domande frequenti
Conviene includere l’email nel retainer o venderla a parte?
Dipende da quanto lavoro porta. Una newsletter mensile con testi e grafica pronti sta bene in un retainer a canone fisso; un programma con automazioni, segmenti e report merita una voce separata, perché il costo dello strumento cresce con la lista del cliente e non con le tue ore. Scrivi nel contratto chi paga l’abbonamento, cosa succede se la lista supera la fascia e quante revisioni dei testi sono incluse.
Cosa mettere nel report mensile email per un cliente?
Pochi numeri e una frase per ciascuno: invii, iscritti nuovi e disiscritti, clic sui link che contano, richieste o ordini arrivati dal sito dopo un invio. Aggiungi cosa avete imparato e cosa cambia il mese dopo. Le aperture da sole non bastano come obiettivo contrattuale, perché alcune app di posta le alterano. Se il cliente ha un e-shop, collega gli ordini alla campagna con un link tracciato, altrimenti non attribuire all’email ricavi che non puoi dimostrare.
Cosa chiedo a un cliente prima di cominciare?
Chiedi dove sono oggi i contatti (gestionale, cassa, file Excel), come sono stati raccolti, con quale informativa e se esiste la prova del consenso. Poi l’accesso al dominio per configurare SPF e DKIM, i loghi in formato utilizzabile, il tono di voce e le date che contano per lui: saldi, ricorrenze, eventi. Senza queste informazioni i primi tre invii sono tentativi alla cieca e il cliente giudicherà lo strumento invece del metodo.
Il cliente mi consegna una lista comprata: che faccio?
Fermati prima di importare. Una lista acquistata non dà di per sé il consenso a ricevere le tue email, e le sanzioni del Garante per l’invio promozionale senza base giuridica sono un rischio concreto, anche per chi opera su incarico. Chiedi al cliente da chi l’ha avuta e con quale consenso trasmesso, e verifica con il suo consulente prima di scrivere a chiunque. Se la base manca, proponi una campagna per raccogliere iscrizioni pulite.
Quale lista di controllo usare prima di ogni invio?
Sei voci: segmento giusto e non una lista vecchia, mittente e indirizzo di risposta, oggetto e anteprima, ogni link cliccato uno per uno, aspetto sul telefono, piè di pagina con disiscrizione e dati del titolare. Aggiungi le voci che vi sono già sfuggite almeno una volta, come il link scaduto o il codice sconto sbagliato. Fai un invio di prova a un indirizzo interno e programma l’orario lasciando margine per fermarlo.
Ogni quanto rivedere i programmi email dei clienti?
Una revisione trimestrale basta, ancorata al calendario del cliente: a settembre per Natale e Black Friday, a gennaio per i saldi, ad aprile per ponti e Festa della Mamma, e a seconda del settore per vendemmia o stagione turistica. In ogni revisione guarda le liste (disiscritti, indirizzi non validi), le automazioni attive e le scadenze di dominio e certificati. Un modulo che non funziona da tre mesi di solito si scopre per caso.
Quali email mando a chi chiede un preventivo all’agenzia?
Una risposta automatica che conferma la richiesta e dice entro quando riceverà notizie. Poi, prima dell’incontro, un breve questionario sugli obiettivi. Dopo il preventivo, un promemoria alla scadenza dell’offerta e un messaggio finale quando la trattativa si chiude, vinta o persa. Tra una fase e l’altra evita le newsletter generiche: chi confronta tre agenzie vuole risposte e case study pertinenti, non il tuo calendario editoriale.
Come convinco un cliente che non crede nell’email?
Parti da ciò che ha già: un elenco di clienti a cui nessuno scrive mai. Proponi un esperimento piccolo e dichiarato, per esempio una sequenza di benvenuto e un invio in vista di una ricorrenza, con una data di verifica concordata. Non promettere percentuali: prometti un risultato misurabile, come le richieste arrivate da un invio. Se dopo tre mesi non funziona, il cliente lo vede da solo e tu hai guadagnato credibilità.
L’account dello strumento lo intesto io o il cliente?
Se l’intestatario è l’agenzia, anticipi i costi e devi riaddebitarli con chiarezza; se è il cliente, tu lavori con un accesso e la lista resta sua fin dall’inizio. La seconda strada è più lineare per la privacy: il cliente è titolare del trattamento, tu operi su suo incarico con un atto di nomina a responsabile (art. 28 GDPR) e lo strumento diventa un tuo fornitore. Qualunque scelta fai, mettila per iscritto nell’incarico.