Cosa valutare prima di scegliere
Richiami da data di consegna e revisione
Il motore di tutto è la data: consegna dell’auto, ultimo tagliando, scadenza della revisione (la prima a quattro anni dall’immatricolazione, poi ogni due). Chiedi se l’automazione parte da un campo data personalizzato e scrive 30 giorni prima, senza dover rifare la lista ogni mese. Prova con dieci clienti reali prima di caricare l’intero archivio e controlla che il richiamo si fermi quando il cliente prenota in officina.
Collegamento con il gestionale della concessionaria
Quasi tutte le concessionarie lavorano con un gestionale (DMS) o con il CRM del marchio. Prima di scegliere la piattaforma, chiedi al fornitore del gestionale se esiste un connettore nativo, un collegamento via Zapier o Make oppure solo l’esportazione in CSV. Con il CSV prevedi un’importazione periodica e una regola sui duplicati: lo stesso cliente può comparire come intestatario, utilizzatore o azienda con partita IVA.
Chi vede cosa: venditori, officina, usato
In concessionaria scrivono ai clienti persone diverse: il consulente vendite, la reception dell’officina, chi gestisce l’usato. Verifica quanti utenti include il piano, se puoi assegnare le liste per reparto e se chi ha appena ritirato l’auto può essere escluso dalle offerte di permuta per qualche mese. Un limite di un solo utente, come nel piano base di alcuni fornitori, costringe a condividere le credenziali.
Segmenti per alimentazione, età e fine finanziamento
Chi guida un’auto di sei anni con un finanziamento in scadenza interessa per la permuta, chi ha una ibrida appena consegnata no. Servono campi per alimentazione, anno di immatricolazione, fine del contratto di finanziamento o di noleggio a lungo termine e sede di riferimento. Se il gestionale non esporta questi dati, la segmentazione resta teorica: controlla l’esportazione prima di valutare le funzioni della piattaforma.
Consenso, soft spam e dati nei messaggi
L’archivio contiene dati personali legati a una targa e a uno storico di manutenzione. Il consenso al marketing va raccolto con una casella separata sul contratto o sul modulo di accettazione; per i clienti esistenti l’art. 130 del Codice Privacy ammette il soft spam solo per prodotti o servizi analoghi, con opposizione a ogni invio. Chiedi al fornitore l’accordo di trattamento (DPA) e dove si trovano i server.
Calendario: gomme, ponti, nuovi modelli
Le finestre utili sono poche e prevedibili: cambio gomme in autunno e in primavera, controlli prima dei ponti e delle partenze estive, uscita di un nuovo modello, open weekend. Scegli uno strumento che permetta di programmare le campagne con settimane di anticipo e di duplicare un modello l’anno dopo. Se hai più sedi, verifica che ogni sede possa avere il proprio calendario senza moltiplicare le liste.
Domande frequenti
Ogni quanto conviene scrivere ai clienti di una concessionaria?
Il ritmo lo decidono le scadenze, non un calendario editoriale. Un richiamo per il tagliando, uno per la revisione e uno per le gomme coprono già il cliente che ha comprato da te. Le comunicazioni commerciali, come la newsletter sull’usato in arrivo o l’invito a un open weekend, si possono limitare a una al mese. Se noti molte disiscrizioni subito dopo un invio promozionale, restringi il segmento invece di scrivere a tutta la lista.
Quando ha senso inviare per email la proposta di permuta?
La finestra migliore è la fine del finanziamento o del noleggio a lungo termine, tre o sei mesi prima, se il contratto ti dà questa data. Il messaggio funziona quando arriva dal consulente che ha venduto l’auto, con nome e telefono nel testo, e propone una valutazione gratuita senza impegno. Evita di scrivere a chi ha appena ritirato il mezzo e a chi ha una richiesta di assistenza ancora aperta.
Posso scrivere a chi ha chiesto soltanto un preventivo?
Il preventivo richiesto autorizza a rispondere su quel preventivo, non a iscrivere la persona a una newsletter. Per le offerte successive serve un consenso specifico, raccolto con una casella non preselezionata nel modulo di richiesta o in salone. Il soft spam dell’art. 130 riguarda chi ha già acquistato: per chi non ha comprato verifica la base giuridica con il tuo consulente o DPO prima di caricare quei contatti.
Come si gestiscono i richiami di sicurezza della casa madre?
I richiami ufficiali seguono i canali del costruttore e la comunicazione spesso parte da lui. Se vuoi avvisare anche tu i clienti, usa un messaggio di servizio separato dalla newsletter commerciale, senza offerte nel testo, con modello, procedura e numero dell’officina. Chiedi prima alla casa madre quali dati puoi usare e quale testo è consentito: un avviso approssimativo crea più telefonate in reception che prenotazioni.
Meglio email o WhatsApp per il promemoria della revisione?
Per una scadenza ravvicinata SMS e WhatsApp vengono letti prima, ma richiedono un consenso proprio e un canale autorizzato. L’email è meglio per il dettaglio: cosa comprende il controllo, dove prenotare, quanto dura. Un’impostazione ragionevole prevede un’email 30 giorni prima e un messaggio breve quando manca una settimana, solo a chi non ha ancora prenotato. Verifica con il fornitore come vengono fatturati SMS e WhatsApp.
Come pulisco una lista accumulata in anni di vendite?
Parti dalla parte che vale di più: i clienti degli ultimi cinque anni con un’email valida. Escludi gli indirizzi generici (info@, amministrazione@) di aziende che non hanno chiesto nulla e separa le persone fisiche dalle partite IVA, che hanno esigenze di flotta diverse. Prima del primo invio manda un messaggio di aggiornamento delle preferenze e togli chi non risponde dopo un paio di invii. Non importare mai liste acquistate.
Come separo gli invii di più sedi o più marchi?
Se la concessionaria ha più sedi o più mandati, crea un campo sede e un campo marchio e usa quelli per i segmenti, invece di aprire una lista per ciascuna. Così un cliente che frequenta due officine non riceve messaggi doppi, e indirizzo, orari e telefono cambiano con un blocco di contenuto dinamico, se lo strumento lo prevede. Controlla anche che mittente e indirizzo di risposta siano quelli della sede giusta.
Quali risultati misurare oltre alle aperture?
Oggi le aperture sono poco affidabili perché alcuni client di posta, come Apple Mail con la protezione della privacy, caricano le immagini in anticipo. Conta le prenotazioni di tagliando partite dal link del messaggio, le richieste di valutazione della permuta e le disiscrizioni. Chiedi alla reception di annotare nel gestionale «arrivato da email» a ogni appuntamento: è il modo più semplice di collegare un invio a un ricavo senza stime.