Un convegno italiano si regge su una segreteria organizzativa che spesso è fatta da due persone: iscrizioni, quote, fatture agli enti, abstract dei relatori, kit per gli sponsor, accrediti stampa, attestati. L’email non serve solo a vendere biglietti, tiene insieme pubblici diversi con scadenze diverse, dalla richiesta di abstract al ringraziamento finale. La scelta dello strumento dipende da cosa devi automatizzare, da quanti iscritti hai per edizione e da quali dati dei partecipanti puoi davvero condividere con gli sponsor.
GetResponse è la scelta più sensata per un organizzatore con una parte in streaming o on demand: il livello Creator, secondo getresponse.com/pricing, include i webinar, e le automazioni permettono di collegare invito, promemoria, replay e attestato nella stessa sequenza. Non è un sistema di iscrizione: badge, check-in e pagamenti restano a un gestionale, e non esiste un piano gratuito. Per convegni solo in presenza e con budget ridotto confronta prima Brevo.
Conferma di iscrizione, promemoria e SMS del giorno prima convivono nello stesso account, e le email transazionali sono incluse, come indica brevo.com/pricing. Attenzione al piano gratuito, che consente 300 email al giorno: un invito a una lista di duemila contatti in una sola mattina va spezzato su più giorni oppure richiede un livello a pagamento. Non gestisce badge né check-in.
Gli sponsor si trattano come clienti: pacchetti, richieste, bozze di contratto, scadenze per i loghi. ActiveCampaign tiene contatti e trattative nello stesso archivio e può far partire un promemoria quando manca il materiale. Non c’è un piano gratuito e, secondo activecampaign.com/pricing, il livello iniziale ha un solo utente: stretto per una segreteria con più persone.
Se sei un’agenzia o un organizzatore professionale che gestisce più convegni per clienti diversi, HubSpot conserva aziende, referenti e storia di ogni edizione nello stesso CRM. Per eventi che si concentrano in poche settimane valuta se un contratto annuale ha senso: conviene solo se userai il CRM tutto l’anno per restare in contatto con aziende e referenti (hubspot.com/pricing).
Per il convegno di un ordine, un’associazione o un ente locale con poche centinaia di iscritti, MailerLite offre un editor semplice, gruppi per tipologia (soci, relatori, ospiti), moduli di interesse e landing page. Le email transazionali sono un prodotto separato, MailerSend, quindi la conferma con la ricevuta deve partire dal gestionale. Il costo segue gli iscritti: pulire la lista dopo l’evento conta.
Se il convegno ha dieci edizioni alle spalle e una lista da segmentare per anno di partecipazione, Mailchimp offre segmenti e modelli già noti a molti volontari. Controlla come il prezzo conta i contatti archiviati o non iscritti, e non ricaricare vecchi fogli senza escludere chi si era disiscritto in una precedente edizione: sarebbe un invio non voluto.
Se vuoi una newsletter periodica che mantenga la community fra un’edizione e l’altra, con moduli, pagine di iscrizione e tag per interesse, Kit è pensato per chi scrive a un pubblico proprio. Il prezzo segue il numero di iscritti, come indica kit.com/pricing. Non è adatto a gestire iscrizioni, pagamenti e badge, che richiedono un sistema a parte.
Relatori, partecipanti paganti, ospiti invitati, sponsor, stampa e volontari ricevono messaggi diversi. Verifica che lo strumento permetta un campo per la tipologia e un campo per lo stato (interessato, iscritto, pagato, accreditato, presente, assente) da aggiornare con un file o un collegamento al gestionale. Senza lo stato, la sequenza di sollecito raggiunge anche chi ha già pagato, ed è la lettera che fa più danno.
Richiesta di abstract, tariffa agevolata, chiusura delle iscrizioni, consegna delle slide: ogni scadenza genera messaggi. Chiedi se le automazioni leggono una data dal contatto o dal gruppo, così spostando la scadenza si spostano tutti i promemoria, oppure se devi riscrivere ogni messaggio. In un anno in cui la sala cambia o la data slitta di una settimana, questa differenza vale ore di lavoro e molti errori.
L’email di conferma non è una fattura. La fattura elettronica passa dal Sistema di Interscambio e, per gli enti e le aziende, richiede codice destinatario o PEC: chiarisci con il commercialista chi la emette e quando. Controlla che lo strumento accetti campi come ragione sociale e importo senza mescolarli alle comunicazioni promozionali, e che la conferma resti un messaggio di servizio separato dalle newsletter.
Molti convegni professionali rilasciano crediti, per esempio per le professioni sanitarie o per ordini come avvocati e ingegneri: verifica con l’Ordine o con il provider accreditato quali presenze e quali dati servono. L’email con l’attestato deve partire solo per chi risulta presente, quindi ti serve un campo di presenza importabile dal check-in e un modo di inviare in blocco il documento corretto a ogni persona.
Gli sponsor chiedono sempre la lista dei partecipanti, ma consegnarla non è automatico: serve un consenso specifico e un’informativa chiara alla registrazione, oppure puoi far inviare allo strumento un messaggio dello sponsor ai partecipanti che hanno acconsentito. Verifica con il DPO il testo del consenso, e controlla che lo strumento permetta di tenere traccia di chi ha detto sì a cosa, perché la prova va conservata.
La finestra dopo il convegno è il momento in cui i partecipanti rispondono più volentieri. Controlla che lo strumento ti permetta di inviare agli assenti un messaggio diverso da quello dei presenti, con registrazione e slide, e di raccogliere un sondaggio breve. Chiedi anche come archiviare chi non partecipa da più edizioni: una lista storica non ripulita pesa sul prezzo e sulla reputazione di invio.
Per un appuntamento fisso, la segreteria parte quando fissa la data: save the date ai partecipanti storici e richiesta di abstract a mesi di distanza dall’evento. L’apertura delle iscrizioni segue quando il programma ha un nucleo credibile, mentre i messaggi più frequenti si concentrano nelle ultime settimane. Scegli la data guardando il calendario italiano: evita i ponti, le settimane di festa nazionale e la metà di agosto, e controlla che non cada in contemporanea con altri eventi del tuo settore.
Oltre alla conferma, inserisci data, luogo con indicazioni per arrivare, orario di accredito, un referente con un numero di telefono, le condizioni di rinuncia e come ricevere la fattura. Aggiungi un link al programma aggiornabile, così non rimandi un’email a ogni cambio di sala. Metti in evidenza dove segnalare esigenze particolari. È un messaggio di servizio: tienilo pulito dalle promozioni e ricordati di includere l’informativa privacy o il link per consultarla.
Tratta i relatori come un percorso a parte: invito o bando, conferma di ricezione dell’abstract, esito con eventuali modifiche, istruzioni tecniche, richiesta di slide entro una data e ringraziamento. Ogni messaggio deve indicare un referente e una scadenza. Tieni lo stato di ciascun relatore in un campo, così nessuno riceve un sollecito dopo aver già consegnato, e conserva le liberatorie per la ripresa e la diffusione del loro intervento, da concordare con un consulente legale.
Il giorno prima, un messaggio breve con orario di accredito, indirizzo e contatto di emergenza. Il giorno stesso, solo cambi di sala o di orario, da inviare con un canale più immediato dell’email, come SMS o WhatsApp, se hai raccolto il consenso a contattare il numero. Evita newsletter promozionali durante l’evento. Per i convegni di più giorni, un riepilogo serale con il programma del giorno dopo è più utile di cinque messaggi sparsi.
Dipende da cosa hai comunicato e da come hai raccolto le autorizzazioni. Informa nella conferma e all’ingresso che si fanno riprese, spiega come verranno usate e dove saranno pubblicate, e raccogli liberatorie quando il ritratto è centrale. Per le immagini dei minori o per usi commerciali servono cautele ulteriori: chiedi a un consulente legale o al DPO. Nell’email post-evento linka una galleria con un modo semplice per chiedere la rimozione di una foto.
Sono informazioni utili ma delicate: un’allergia, una dieta legata a una fede o una disabilità possono rivelare salute o convinzioni, categorie particolari di dati. Chiedi solo ciò che serve, spiega perché e a chi lo comunichi, e tieni queste risposte nel gestionale delle iscrizioni, non nei campi o nei segmenti di uno strumento di email generalista. Cancella i dati dopo l’evento, entro i termini che hai indicato nell’informativa e che hai concordato con il DPO.
Un evento gratuito perde più iscritti di uno a pagamento, perché iscriversi non costa nulla. Chiedi una conferma esplicita una settimana prima, con un pulsante per annullare e liberare il posto, e attiva una lista d’attesa che si riempie quando qualcuno rinuncia. Il promemoria del giorno prima deve contenere ciò che serve per arrivare: parcheggio, ingresso, documento richiesto. Dopo l’evento tieni traccia delle assenze ripetute e non inviare più inviti prioritari a chi non si presenta mai.
Molto, se il prezzo dipende dai contatti, perché una lista storica contiene persone che non partecipano da anni. Prima di ogni nuova edizione invia una campagna di riconferma agli iscritti inattivi e archivia chi non risponde; poi confronta il listino del tuo strumento alla soglia di contatti successiva. Alcune piattaforme contano i contatti anche se non iscritti: leggi le condizioni su come trattano archiviati e cancellati, perché cambiano il conto a fine anno.
Dipende da come li hai iscritti. Se hanno dato un consenso al marketing per i tuoi eventi, scrivi liberamente nei limiti di quel consenso. In assenza di esso, l’art. 130 del Codice Privacy ammette in certi casi l’invio per servizi analoghi a chi ha già acquistato, con facoltà di opporsi a ogni messaggio, ma l’interpretazione richiede prudenza: chiedi al DPO. In ogni caso, una lista di persone che hanno partecipato davvero tre anni fa merita prima una verifica dell’interesse.