Cosa valutare prima di scegliere
Dal tour alla giornata di prova
Il percorso parte da un modulo sul sito, passa per un tour e una giornata di prova e finisce con un abbonamento. Servono messaggi in momenti precisi: conferma del tour, promemoria la mattina, un ringraziamento con orari e prezzi dopo la visita, un invito alla prova e un sollecito gentile alla fine. Lo strumento deve far partire tutto da un campo data e fermarsi appena la persona si abbona o risponde.
Tipi di abbonamento e segmenti
Chi compra un day pass cerca flessibilità, chi ha una scrivania dedicata vuole stabilità, chi prende un ufficio privato guarda alla riservatezza e a contratti più lunghi. Servono campi per tipo di abbonamento, data di inizio e di scadenza, e segmenti che si aggiornino da soli. Verifica come il software che gestisce le prenotazioni dello spazio esporta questi dati: connettore, Zapier o Make oppure CSV.
Sale riunioni, eventi e community
Il valore di un coworking è anche nelle persone: serate di networking, workshop, colazioni del lunedì. L’email deve poter invitare a un evento con un link per confermare la presenza, ricordare l’appuntamento e mandare un resoconto con le foto, nel rispetto di chi non vuole comparire. Controlla se puoi segmentare per interesse e se le conferme di partecipazione si registrano nella scheda del contatto.
Rinnovi mensili e disdette
Molti abbonamenti sono mensili e si possono disdire con poco preavviso: il momento delicato è la fine del mese. Prepara un messaggio prima della scadenza che ricordi che cosa include l’abbonamento, proponga il passaggio a una formula diversa e faccia una domanda semplice a chi se ne va. Verifica i termini di preavviso nel tuo contratto e fai controllare i testi al tuo consulente prima di automatizzarli.
Calendario: settembre, gennaio e agosto
Le iscrizioni salgono a settembre, quando si riprende dopo l’estate, e a gennaio, con i nuovi progetti. Ad agosto lo spazio può svuotarsi e le chiusure vanno comunicate con anticipo. Pianifica messaggi di accoglienza per i nuovi arrivi, un invito per portare un collega a settembre e un riepilogo di fine anno ai membri; verifica che si possano programmare e che non partano durante la chiusura.
Privacy di chi usa lo spazio
Un coworking sa molto dei suoi membri: orari di ingresso, prenotazioni, settore, spesso la fattura con la partita IVA. Usa nello strumento solo ciò che serve a comunicare e spiega nell’informativa come impieghi i dati di accesso, evitando messaggi che sembrino un controllo individuale. Chiedi il DPA, dove sono i server e come si cancella un contatto che lascia lo spazio.
Domande frequenti
Cosa scrivere a chi ha fatto la giornata di prova?
Scrivi la sera stessa, con una domanda semplice: che cosa è mancato per decidere? Poi riassumi in tre righe le formule adatte al suo profilo, con orari e prezzi chiari, e un unico pulsante per iscriversi o fissare una chiamata. Se non risponde, un secondo messaggio dopo tre giorni può raccontare un evento della settimana e il terzo, dopo dieci, offrire un’altra giornata di prova. Chi non risponde a nessuno dei tre va tolto dalla sequenza.
Come accolgo i nuovi membri nella prima settimana?
Un messaggio il giorno prima dell’inizio con indirizzo, orari, a chi chiedere aiuto e dove lasciare la bicicletta; uno dopo tre giorni con gli spazi da conoscere, come la stampante e le sale; uno dopo una settimana con l’invito al primo evento e la presentazione di un altro membro. Non mandare password del wifi o codici d’accesso in chiaro: consegnali di persona o con un canale protetto.
Come riconosco chi sta per andarsene, nel rispetto della privacy?
I segnali sono pochi: meno ingressi, nessuna prenotazione di sale, assenza dagli eventi. Usali per decidere a chi telefonare, non per far partire un messaggio automatico del tipo «ti abbiamo visto poco», che può sembrare un controllo. Spiega nell’informativa che usi i dati di accesso per migliorare il servizio e limita chi nello staff può consultarli. Una chiacchierata di cinque minuti del community manager vale più di un’email.
Quanto spesso scrivere ai membri?
Un riepilogo settimanale, per esempio il lunedì, con eventi, ospiti in arrivo e avvisi sullo spazio, basta e avanza; tutto il resto è eccezione. Separa gli avvisi di servizio (chiusure, manutenzioni, cambi d’orario) da inviti e promozioni, e lascia che ciascuno scelga quali ricevere. Un membro che si disiscrive dagli inviti non deve perdere l’avviso di chiusura: controlla che lo strumento gestisca preferenze separate.
Come spiego la differenza tra day pass, scrivania dedicata e ufficio?
Con una tabella semplice di quattro righe: che cosa include, quando puoi entrare, quanto è riservato, quanto dura il contratto. Accanto a ogni formula scrivi chi la sceglie di solito: il freelance che lavora due giorni a settimana, chi deve lasciare materiale sul posto, il team che riceve clienti. I prezzi vanno scritti nell’email oppure rimandati a una pagina aggiornata: non lasciare cifre vecchie dentro sequenze automatiche.
Come promuovo gli eventi aperti anche ai non soci?
Pubblica una pagina di registrazione con nome, email e una casella separata, non preselezionata, per ricevere gli aggiornamenti futuri. Aggiungi un tag con il nome dell’evento e manda il promemoria il giorno prima. Dopo l’evento ringrazia chi è venuto e invita i presenti a un tour dello spazio; a chi si è registrato ma non si è presentato manda i materiali. Chi non ha dato il consenso alla newsletter non va aggiunto alla lista generale.
Posso mandare offerte di partner e sponsor ai membri?
Sì, se i membri hanno accettato proposte commerciali e se l’invio parte da te: non cedere mai l’elenco dei membri a terzi senza un consenso specifico. Scegli pochi partner coerenti, per esempio studi commercialisti, assicurazioni per professionisti, fornitori di attrezzature, e dichiara quando un contenuto è sponsorizzato. Se ricevi una commissione per un’offerta, scrivilo nel messaggio.
Dove metto fatture, pagamenti e documenti?
Fuori dallo strumento di email marketing. Le fatture elettroniche, i solleciti e i contratti restano nel software di gestione dello spazio o nello studio contabile. Nell’email puoi ricordare che un documento è disponibile e rimandare a un’area riservata, senza allegare dati fiscali o bancari. Se un membro non paga, scrivigli in privato: un promemoria in un messaggio collettivo o con altri in copia è un errore di riservatezza.
Come parlo alle aziende che affittano più postazioni?
Un’azienda ha almeno due interlocutori: chi decide e paga, e chi usa lo spazio ogni giorno. Salva entrambi i contatti: a chi decide invia le scadenze del contratto con largo anticipo e un riepilogo d’uso, a chi usa lo spazio gli avvisi pratici e gli eventi. Non comunicare al referente dati di ingresso individuali senza una base chiara e senza averne informato le persone interessate.
Quali numeri contare in un coworking?
Segna quanti contatti arrivano al tour, quanti fanno la prova e quanti si abbonano, e da quale fonte arrivano. Aggiungi la durata media degli abbonamenti, le presenze agli eventi e l’utilizzo delle sale. Le aperture delle email aiutano poco; contano le risposte e le prenotazioni dopo un invito. Guarda i numeri a fine mese, quando gli abbonamenti scadono, e dopo un trimestre decidi quale percorso funziona e quale togliere.