Cosa valutare prima di scegliere
Una lista pronta prima dell’apertura
Nelle prime ore di una raccolta si decide molto di quello che segue, e gli iscritti alla tua lista sono i primi a sostenere. Controlla che il modulo d’iscrizione si colleghi alla pagina del progetto, che raccolga la fonte dei contatti e che puoi mandare un invito a una data e un’ora precise. Fai partire la raccolta della lista settimane prima: chi si iscrive il giorno stesso non avrà mai il tempo di fidarsi di te.
Regole della piattaforma sui contatti
Chi sostiene un progetto lascia i dati alla piattaforma, non necessariamente a te. Kickstarter e Produzioni dal Basso hanno regole proprie su ciò che puoi fare con i contatti dei sostenitori, e queste regole cambiano: leggile nei termini e verifica se puoi esportare gli indirizzi, se devi usare i messaggi interni e se serve un consenso a parte per scrivere fuori dalla piattaforma. Il tuo strumento email deve ricevere solo ciò che puoi legittimamente importare.
Etichette per livello di ricompensa
Chi ha scelto la ricompensa base, chi la versione con l’edizione speciale e chi non ha ancora deciso devono ricevere comunicazioni diverse, soprattutto in fase di consegna: la taglia, l’indirizzo, la data di spedizione cambiano da un livello all’altro. Controlla che lo strumento abbia etichette o campi personalizzati per livello e che le modifiche si possano applicare a più contatti insieme, senza inserirle una per una. Con poche decine di sostenitori bastano pochi gruppi.
Aggiornamenti durante la raccolta
Durante i trenta o sessanta giorni di raccolta gli aggiornamenti servono a due pubblici: chi ha già sostenuto, che vuole sapere come procede, e chi sta ancora decidendo. Serve uno strumento che divida i due gruppi, escluda i sostenitori dai messaggi di invito e programmi gli invii in anticipo. Se la piattaforma ha già un sistema di aggiornamenti per i sostenitori, il tuo email serve soprattutto per la lista esterna alla piattaforma.
Ultima settimana senza esagerare
Gli ultimi giorni sono l’unico momento in cui un messaggio in più è giustificato, ma resta il rischio di stancare chi ti ha già sostenuto. Controlla che lo strumento permetta di escludere automaticamente chi ha già aderito, di programmare due o tre invii a distanza e di mostrare il numero reale di ricompense rimaste. Se lo scrivi, il dato deve essere vero: un conto alla rovescia falso danneggia la reputazione del progetto.
Consegna delle ricompense e ritardi
La parte più delicata comincia a raccolta chiusa: produzione, spedizioni, indirizzi da confermare, imprevisti. Controlla che lo strumento permetta di raccogliere indirizzo e variante con un modulo e di scrivere a gruppi diversi in momenti diversi. Un ritardo va comunicato appena lo conosci, non alla scadenza promessa. Conserva solo i dati necessari alla spedizione e cancellali quando non servono più, secondo quanto scritto nell’informativa.
Domande frequenti
Che cosa invio il giorno in cui la campagna apre?
Un invito per chi ti ha seguito finora, con il link diretto alla pagina del progetto e la ricompensa riservata ai primi; un secondo messaggio a distanza di qualche ora, solo per chi non ha ancora cliccato, con la domanda che ti hanno fatto più spesso. Non serve di più. Una raccolta si regge sulle prime ore: avvisa prima i familiari e gli amici più stretti e chiedi loro di partecipare in quella fascia, così la pagina non appare vuota agli altri.
Posso importare nella mia lista i contatti di Kickstarter o di Produzioni dal Basso?
Dipende dalle regole di ciascuna piattaforma e dal consenso che i sostenitori hanno dato, e può cambiare nel tempo: verifica nei termini e nell’informativa della piattaforma prima di esportare e importare. In generale, scrivere a chi ha sostenuto per parlare del progetto che hanno finanziato è diverso dall’usarne l’indirizzo per promuovere altro. Per tutto il resto chiedi il consenso con un modulo tuo.
Ogni quanto scrivo alla lista mentre la raccolta è aperta?
Una volta a settimana per tutta la raccolta, con un motivo diverso ogni volta: un traguardo raggiunto, una nuova ricompensa, un video del prototipo, una domanda posta dai sostenitori. Se la campagna dura trenta giorni, a metà puoi mandare un messaggio in più a chi ha cliccato e non ha aderito. Nella settimana finale ne bastano due o tre. Se non c’è una notizia vera, taci: i messaggi di sola sollecitazione sono quelli che portano le disiscrizioni.
Come divido chi ha già sostenuto da chi non l’ha fatto?
Se la piattaforma non ti passa l’elenco dei sostenitori, chiedi a chi aderisce di segnalarlo con un link personale o un modulo in cui lascia l’email, con il consenso scritto per essere contattato. Con quell’etichetta escludi i sostenitori dai messaggi di invito. Senza questo dato, tutta la lista riceve gli stessi inviti e chi ha già dato il suo contributo si sente ignorato. Un ringraziamento personale a ciascuno vale più di qualsiasi automazione.
Come uso l’ultima settimana della raccolta?
Con tre messaggi onesti: uno a una settimana dalla chiusura, che dice quanto manca e che cosa si sblocca se si raggiunge l’obiettivo; uno a due giorni, che risponde ai dubbi più frequenti; uno nell’ultimo giorno, breve e con l’orario esatto. Cita numeri reali di ricompense rimaste, mai inventati. Se la piattaforma segue il modello «tutto o niente», spiega chiaramente che cosa succede ai sostenitori se l’obiettivo non viene raggiunto, secondo le regole pubblicate dalla piattaforma.
Come ringrazio chi sceglie le ricompense più importanti?
Con un messaggio personale, scritto da te, nelle ore successive. Per un’azienda o un’associazione che finanzia una cifra rilevante, valuta una telefonata. Se prometti il nome su una pagina dei ringraziamenti o in un elenco, chiedi prima il permesso: alcuni preferiscono restare anonimi. Dai a questo gruppo notizie di produzione un giorno prima degli altri, ma non promettere vantaggi che non puoi mantenere. Tieni traccia di che cosa hai promesso a ciascuno in un foglio unico.
Che cosa scrivo ai sostenitori dopo la chiusura?
Un ringraziamento il giorno stesso, con la cifra raccolta e i prossimi passi; poi un messaggio ogni mese durante la produzione, con una foto o una notizia reale, anche se la notizia è che un fornitore è in ritardo. Quando spedisci, avvisa con il numero di tracciamento e una guida breve. Dopo la consegna chiedi se tutto è arrivato in buono stato. Per mantenere i contatti oltre la consegna serve un consenso separato per la tua newsletter, chiesto in modo chiaro.
Che cosa dico se la raccolta rischia di non arrivare all’obiettivo?
Dillo a metà strada, non negli ultimi minuti: a che punto sei, quanto manca, che cosa farai se non si arriva. Chiedi a chi ti segue di inoltrare il progetto a due persone ciascuno, senza caricare tu i loro indirizzi. Se la raccolta si chiude senza successo, scrivi un messaggio di ringraziamento con le prossime mosse e, se i fondi vengono restituiti secondo le regole della piattaforma, ricordalo. Un fallimento spiegato bene lascia più credito di uno nascosto.
Come capisco quanto ha reso l’email rispetto agli altri canali?
Usa link con una sigla distinta per ogni messaggio e, se la piattaforma lo consente, guarda da dove arrivano i sostenitori nelle statistiche della campagna. Confronta le adesioni dei giorni successivi a ogni invio con i giorni senza. Alla fine annota quanti sostenitori sono venuti dalla lista, dai social, dalla stampa e dal passaparola: il progetto successivo parte da quei numeri. Non fidarti delle sole aperture, che il sistema di posta può falsare.
Conviene scrivere anche a sostenitori all’estero o in un’altra lingua?
Se parte del pubblico è all’estero, preparare una versione in inglese del messaggio principale è utile e basta. Tieni una lista separata o un’etichetta per lingua, così ogni persona riceve una sola versione. Per gli invii controlla il fuso orario, che nell’ultima giornata conta. Ricorda che i sostenitori residenti fuori dall’Italia possono avere regole diverse sui dati, e che le spedizioni internazionali comportano costi e tempi da spiegare prima dell’adesione, non dopo.