Cosa valutare prima di scegliere
Consenso dimostrabile e lista pulita
La reputazione si rovina soprattutto con indirizzi che non si aspettavano la tua email. Ti serve uno strumento che salvi data, fonte e testo dell’informativa di ogni iscrizione, ed eventualmente una conferma via link se scegli di usarla. Evita liste comprate, elenchi di soci vecchi di anni e biglietti da visita raccolti in fiera: chi non ricorda di averti dato il permesso preme il pulsante di segnalazione. Per le regole sul consenso rivolgiti al tuo DPO o consulente privacy.
Rimbalzi e reclami gestiti in automatico
Un indirizzo inesistente va escluso dalla lista al primo rimbalzo definitivo, senza che qualcuno lo faccia a mano. Verifica che lo strumento lo faccia da solo e che mostri in un’unica schermata rimbalzi, disiscrizioni e segnalazioni di spam, campagna per campagna. Controlla anche di poter esportare l’elenco degli esclusi: serve a capire da quale modulo o da quale fiera arrivano gli indirizzi sbagliati.
Messaggi di servizio separati dalle promozioni
Ricevute, conferme d’ordine e promemoria non devono dipendere dal destino di una campagna. Alcuni strumenti offrono l’invio transazionale nello stesso account, altri richiedono un servizio a parte con un mittente distinto: chiedi al fornitore come sono organizzati e se i due flussi condividono la stessa reputazione. Il mittente dei messaggi di servizio può usare un sottodominio diverso, per esempio uno dedicato agli ordini.
Segnali esterni su cui verificare
Nessuno strumento ti dice tutto. Registra il dominio negli strumenti per postmaster che Google mette a disposizione dei mittenti e prova gli invii su caselle tue di Gmail, Outlook, Apple Mail, Libero e Virgilio, guardando se il messaggio cade in posta in arrivo, in promozioni o in spam. I requisiti di Google e Yahoo per chi invia grandi volumi sono cambiati nel tempo: leggi sempre le pagine ufficiali dei provider prima di fidarti di un riassunto.
Segmenti per attività recente
Chi non apre da mesi pesa sulla tua reputazione senza portarti vendite. Lo strumento deve permettere di costruire un segmento di chi ha aperto o cliccato di recente, con una condizione che si aggiorna da sola nel tempo, e un percorso a parte per riattivare o salutare gli inattivi. Decidi in anticipo dopo quanti mesi di silenzio un contatto passa a quel gruppo e scrivilo nel calendario delle campagne.
Costo di lista pulita e IP dedicato
Molti listini contano ogni contatto, anche quello che non apre da un anno: ripulire la lista abbassa il conto. Un IP dedicato si paga a parte e ha senso solo se invii con regolarità volumi tali da mantenerne la reputazione; con pochi invii sparsi un IP condiviso e ben gestito è di solito più prudente. Chiedi per iscritto se è possibile nel piano che scegli e quanto costa.
Domande frequenti
Come faccio a capire se le mie email finiscono in spam?
Non fidarti solo del tasso di apertura, che alcuni programmi di posta falsano caricando le immagini in anticipo. Crea caselle di prova su Gmail, Outlook, Apple Mail, Libero e Virgilio, iscrivile alla lista e guarda dove arriva ogni campagna. Chiedi poi a tre o quattro clienti di fiducia se ti trovano nella posta principale. Se i clic scendono di colpo da una campagna all’altra, senza altri cambiamenti, il primo sospetto è la consegna.
Quanti reclami per spam sono troppi?
Non esiste una soglia universale da leggere sullo strumento e dare per buona. Google, nei documenti dedicati a chi invia grandi volumi, indica percentuali molto basse di segnalazioni da non superare: aprili e controlla il valore aggiornato, perché cambia. Nella pratica anche poche segnalazioni pesano su una lista piccola. Se in una campagna ne vedi più di qualcuna, ferma gli invii, scopri da dove arrivano quegli indirizzi e rendi più evidente il link per disiscriversi.
Posso scrivere ai vecchi clienti o ai contatti raccolti in fiera?
Dipende da come li hai ottenuti. L’articolo 130 del Codice Privacy ammette, in casi precisi, di scrivere ai clienti per prodotti o servizi analoghi a quelli già acquistati, con la possibilità di opporsi a ogni messaggio. Un biglietto da visita preso in fiera o un elenco ereditato non bastano: serve un consenso. Prima di importare una lista vecchia fai valutare il caso al tuo DPO o consulente, perché il Garante ha sanzionato invii non richiesti.
Che cosa deve avere il link di disiscrizione?
Deve essere ben visibile, funzionare con un clic e non richiedere di accedere a un account né di scrivere una mail. Chi non trova la porta d’uscita usa il pulsante «segnala spam», che pesa molto più di una cancellazione. Alcuni provider chiedono ai grandi mittenti anche la disiscrizione gestita dalla casella di posta stessa: verifica nei documenti di Google e Yahoo se ti riguarda e se il tuo strumento la prevede. In ogni caso rispetta la richiesta subito, senza aspettare l’invio successivo.
Il contenuto dell’email può mandarmi in spam?
Sì, ma contano più le abitudini che le singole parole. Ti mettono nei guai l’oggetto fuorviante, un’unica immagine senza testo, i link abbreviati, gli allegati pesanti e un nome mittente che cambia a ogni invio. Scrivi con testo vero, un rapporto ragionevole tra testo e immagini e un mittente che il destinatario riconosce. Prima di spedire a tutti manda una prova alle tue caselle e guarda com’è arrivata: nessun elenco di parole vietate vale quel controllo.
Che cosa faccio se le consegne calano all’improvviso?
Ferma le campagne non urgenti e cerca che cosa è cambiato: una lista appena importata, un oggetto diverso, una frequenza più alta, un nuovo modulo sul sito che inserisce iscritti. Controlla che il dominio non compaia negli elenchi di blocco e che i record DNS siano ancora quelli giusti. Poi scrivi per qualche giorno solo ai contatti più attivi e riprendi in modo graduale. Se il problema resta, apri una richiesta al supporto allegando le intestazioni di un messaggio finito in spam.
La scheda Promozioni di Gmail è un problema?
Non è spam: il messaggio è consegnato, ma in una scheda che molti utenti guardano meno spesso. Non cercare di aggirare il filtro con trucchi di formattazione, perché rischi di peggiorare le cose. Meglio chiedere agli iscritti, nel messaggio di benvenuto, di spostare la tua mail nella posta principale se la considerano importante, e scrivere contenuti che vogliano leggere. Gmail sceglie la scheda con criteri propri, quindi lo stesso messaggio può finire in posti diversi da una persona all’altra.
Ogni quanto devo ripulire la lista?
Lega la scadenza al ritmo dei tuoi invii: con una newsletter al mese controlla ogni trimestre chi non ha mai cliccato, con un invio a settimana basta un mese. Prima di escludere qualcuno manda a quel gruppo un solo messaggio di riattivazione con un invito chiaro a restare. Chi non risponde esce dalla lista di invio; la prova della sua iscrizione conservala secondo le indicazioni del tuo DPO. Così riduci anche il costo, perché molti listini contano ogni contatto.
Posso scrivere a indirizzi aziendali generici o alla PEC?
Gli indirizzi generici come info@ o amministrazione@ sono letti da più persone e spesso hanno filtri più severi; non sono una scorciatoia per aggirare il consenso, perché anche il marketing verso le aziende segue le regole sulla privacy. La PEC serve per comunicazioni con valore legale, non per la newsletter, e le caselle certificate possono rifiutare o filtrare messaggi che non riconoscono. Per le campagne usa indirizzi ordinari di persone che hanno chiesto di riceverle. Le regole di autenticazione del dominio sono trattate nella pagina dedicata.