Cosa valutare prima di scegliere
Due pubblici in liste separate
Il titolare di un’agenzia e la coppia che cerca il primo appartamento non devono mai finire nella stessa campagna. Verifica che lo strumento permetta un campo «tipo di utente» (agenzia, agente, proprietario, privato) e segmenti che si aggiornano da soli, con mittenti e frequenze diverse. Chi ha più ruoli, come un agente che è anche proprietario, va gestito con attenzione per non mandargli due messaggi in conflitto.
Eventi dalla piattaforma, non solo liste
I messaggi più utili partono da ciò che accade nel prodotto: primo annuncio importato, ricerca salvata, valutazione richiesta, accesso mancato da due settimane. Chiedi come arrivano questi segnali allo strumento: tramite documentazione per sviluppatori, un connettore, Zapier o Make, oppure solo con un file CSV che qualcuno carica a mano. Nel terzo caso l’onboarding arriverà sempre in ritardo.
Messaggi di servizio separati dalle novità
Un avviso di nuovo immobile o la conferma di una richiesta di visita non hanno lo stesso scopo di una newsletter sul mercato. Controlla se lo strumento li tratta in modo distinto, con un mittente dedicato, statistiche separate e la possibilità di non bloccarli quando qualcuno si disiscrive dalle novità. Se i due flussi si mescolano, un solo reclamo può rallentare anche le comunicazioni che l’utente si aspetta.
Collegamento con annunci e gestionale
Se i tuoi utenti lavorano con un gestionale per agenzie o pubblicano su portali come Immobiliare.it, Idealista o Casa.it, capire come passano i dati è decisivo. Non dare per scontato che esista un connettore nativo con quei servizi: chiedi al fornitore se c’è, se si passa da Zapier o Make, oppure solo da un’esportazione. Una doppia digitazione degli stessi dati è il primo motivo per cui i team smettono di usare lo strumento.
Dati dei proprietari e informativa
Nome, telefono, indirizzo dell’immobile e valore stimato sono dati personali di privati che spesso non hanno mai sentito parlare della tua azienda. Serve una base giuridica chiara per ogni uso, un’informativa aggiornata, un accordo di trattamento con il fornitore (DPA) e la risposta alla domanda su dove stanno i dati. Per i dubbi chiedi al tuo DPO o consulente e consulta le indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali.
Costo per contatto e per invio
Una proptech accumula contatti in fretta: richieste di valutazione, iscritti alle ricerche salvate, prove gratuite mai attivate. Verifica se disiscritti e contatti inattivi vengono conteggiati, se il prezzo sale per contatti o per email inviate e se i messaggi di servizio pesano sullo stesso limite delle newsletter. Con migliaia di avvisi automatici al giorno, la formula di calcolo cambia il preventivo più del listino base.
Domande frequenti
Come imposto l’onboarding di un’agenzia che prova il software?
Lega i messaggi a ciò che succede, non a una data fissa. Alla registrazione parte una email breve con un solo passo: importare gli annunci o collegare il gestionale. Se dopo due giorni l’importazione non risulta, scrivi con una guida più semplice o proponi una telefonata di dieci minuti. Quando compaiono le prime richieste arrivate dai portali, mostra come rispondere dalla piattaforma. Chiudi la prova con un riepilogo di ciò che l’agenzia ha fatto davvero, senza numeri di contorno.
Quali avvisi automatici mando ai privati in cerca di casa?
Ne bastano tre: nuovo immobile coerente con la ricerca salvata, variazione di prezzo su un annuncio tenuto d’occhio e promemoria prima di una visita fissata. Lascia scegliere se riceverli subito o in un riepilogo giornaliero e raggruppa gli annunci, così chi ha una ricerca molto ampia non trova venti email al mattino. Ogni messaggio deve contenere un link per modificare la ricerca, uno per sospenderla e il contatto dell’agenzia che pubblica.
Posso scrivere alle agenzie che trovo sui portali?
Un indirizzo pubblicato in un annuncio non equivale a un consenso a ricevere offerte commerciali. Per imprese e professionisti con cui non hai alcun rapporto la valutazione dipende dal caso: chiedi al tuo DPO o consulente su quale base poggia il contatto e leggi le indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali sul marketing. Per chi è già cliente, l’articolo 130 del Codice Privacy (D.Lgs. 196/2003) prevede il cosiddetto soft spam per servizi analoghi con possibilità di opporsi.
Che cosa scrivo ai proprietari che hanno chiesto una valutazione online?
Chi ha chiesto quanto vale la sua casa sta decidendo se vendere, non se adottare un software. Se la richiesta passa dalla tua piattaforma e poi da un’agenzia partner, conferma subito chi lo chiamerà e in quanto tempo. Dopo la visita basta una sola email con ciò che è emerso, poi silenzio fino a una nuova richiesta. Non trasformare la valutazione in una newsletter permanente: per le novità serve un consenso a parte, chiesto con una casella dedicata.
Come annuncio una novità a chi usa il prodotto ogni giorno?
Chi lavora nel prodotto tutti i giorni vuole sapere che cosa cambia nel suo flusso e da quando. Un messaggio per ogni piccola funzione stanca presto: meglio un riepilogo con tre voci al massimo, ciascuna con il vantaggio per chi la usa e un link diretto alla schermata. Le modifiche all’importazione dei dati o alla fatturazione meritano un avviso separato e anticipato. Indica dove segnalare un problema, così ti arriva come messaggio e non come disdetta.
Come riattivo un’agenzia che ha smesso di accedere?
Guarda prima i segnali: ultima importazione, annunci attivi, inviti ai colleghi. Se gli accessi sono finiti ma l’abbonamento continua, il rischio di disdetta è alto. Scrivi da una persona del tuo team, non dal sistema, con una domanda precisa su che cosa è cambiato. Una email di richiamo è ragionevole, poi vale più una telefonata. Se non rispondono, sospendi i messaggi di prodotto e lascia solo quelli di servizio, per non appesantire la reputazione del mittente.
Posso citare prezzi di zona o dati catastali nelle email?
Sì, ma verifica la fonte e le condizioni di riuso. I dati dell’Osservatorio del Mercato Immobiliare dell’Agenzia delle Entrate e quelli dei portali non hanno le stesse regole, e i numeri dei tuoi utenti sono usabili solo se li hai raccolti con una base valida. Indica sempre fonte, data e area, non promettere rivalutazioni e spiega come hai aggregato i valori. Per un riuso sistematico fatti dire dal consulente se serve una licenza.
Quando separo dominio e mittente di avvisi e newsletter?
Appena i due flussi hanno volumi e pubblici diversi, per esempio una newsletter a poche migliaia di agenzie e avvisi quotidiani a molti privati. Un sottodominio per le notifiche e uno per le novità isola le reputazioni: se la newsletter riceve segnalazioni di spam, gli avvisi continuano ad arrivare. Chiedi al fornitore come si configurano SPF, DKIM e DMARC su due domini, e fatti dire se un indirizzo IP dedicato serve davvero ai tuoi volumi.
Quale calendario seguire nell’arco dell’anno?
Le agenzie sono più ricettive dopo la pausa estiva e a inizio anno, quando riorganizzano strumenti e budget; un lancio d’agosto rischia di cadere nel vuoto, mentre a ridosso di Natale conviene scrivere solo ciò che aiuta a chiudere le pratiche. Per i privati le ricerche si intensificano spesso in primavera e a settembre. Controlla i tuoi dati di accesso della zona prima di fissare le date: ogni mercato locale ha il proprio ritmo.
Come capisco se le email servono davvero?
Le aperture dicono poco; conta ciò che l’utente fa dopo. Per l’onboarding guarda quante agenzie completano il primo passo entro la settimana, per gli avvisi quante visite o contatti nascono da un clic, per le novità quante persone usano la funzione annunciata. Quando i numeri lo permettono confronta chi riceve il messaggio con chi non lo riceve. Con liste piccole non inseguire percentuali: leggi le risposte, spesso spiegano più di un grafico.