Cosa valutare prima di scegliere
Media kit scaricabile e sempre aggiornato
Il materiale che un organizzatore cerca è sempre lo stesso: biografia breve, foto in alta risoluzione, temi, clip di interventi, referenze, requisiti tecnici. Meglio una pagina del sito o un file con un link stabile che un allegato diverso in ogni messaggio. Controlla che l’editor permetta pulsanti di download e che il link funzioni anche dopo che hai aggiornato il kit: un vecchio PDF in circolazione è peggio di nessuno.
Agenzie, aziende e organizzatori: ruoli diversi
Un’agenzia di booking vuole tema, tariffa e disponibilità; un ufficio eventi aziendale vuole contenuti adatti ai suoi dipendenti; un organizzatore di convegni vuole un nome che attiri iscritti. Tag per tipo di committente e per tema permettono un messaggio per ciascuno senza tre liste distinte. Chiedi se il tag si assegna in automatico a un modulo di richiesta, così il contatto entra nel gruppo giusto dal primo giorno.
Fasi di una trattativa lunga
Un incarico da relatore matura in settimane: primo contatto, richiesta di date e di tema, proposta, preventivo, conferma, scambio dei dettagli tecnici. Un CRM semplice con fasi o un campo che segna lo stato permette di far partire un promemoria se per dieci giorni non arriva risposta. Verifica che l’automazione si fermi quando il cliente scrive e che tu veda subito a che punto è ciascuna pratica.
Preventivi e conferme con i dati dell’attività
Un preventivo ha una forma precisa: oggetto, durata, eventuali spese di viaggio, condizioni di pagamento, riferimenti fiscali. Non lo spedisci con lo strumento delle newsletter, ma da un modello del tuo programma di fatturazione o da un documento controllato. Lo strumento email serve per avvisare che l’hai inviato e ricordare la scadenza dell’offerta, con un testo breve e la tua firma completa.
Clip dei tuoi interventi e riprese altrui
Un breve video di una keynote convince più di una pagina di testo, ma le riprese appartengono spesso all’organizzatore o a una troupe, e il pubblico in sala è ripreso: prima di usarle chiedi il permesso di riutilizzo. Linka il video, non allegarlo, e controlla che il collegamento non porti a una pagina privata. Evita le clip in cui compaiono partecipanti riconoscibili senza un’autorizzazione.
Nomi di persona e indirizzi aziendali
Gli indirizzi che raccogli sono quasi sempre aziendali, e molti contengono nome e cognome: sono dati personali anche se il dominio è di una società. Verifica che lo strumento ti permetta di registrare da dove arriva ciascun indirizzo, di cancellarlo in un clic e di esportare l’elenco. Con le agenzie di booking un rapporto personale con un referente vale più di cento indirizzi a freddo.
Domande frequenti
Chi contatto per ottenere più interventi come relatore?
Uffici eventi e risorse umane di aziende medie e grandi, associazioni di categoria, ordini professionali che organizzano formazione, agenzie di booking, organizzatori di festival e convegni, università e scuole di impresa. Parti da chi ti conosce già o è stato presente a un tuo intervento. Un messaggio a persone che non ti hanno mai incontrato è meno efficace di una presentazione fatta da un cliente soddisfatto.
Con quale frequenza scrivo a chi organizza eventi?
Poco, e legato al calendario di chi decide. Le aziende pianificano convention e incontri con il budget dell’anno successivo, quindi i mesi di fine estate e autunno sono quelli in cui un tema nuovo può trovare spazio; per i convegni di settore conta il periodo in cui si apre il programma. Tre o quattro uscite l’anno, ciascuna con una novità vera, sono sufficienti. Più messaggi a un ufficio eventi significano solo un indirizzo in meno.
Cosa racconto in una lettera a chi può ingaggiarmi?
Un intervento recente con tre cose concrete: il tema, il pubblico, cosa ha cambiato per chi era in sala. Una citazione dell’organizzatore, se te l’ha data, vale più di un aggettivo. Poi una novità, per esempio una nuova keynote o un formato per un incontro interno. Evita il curriculum in elenco puntato: chi legge cerca un motivo per scegliere te per il suo evento, non la lista di tutti i tuoi titoli.
Posso scrivere ai partecipanti dopo un mio intervento?
Solo se l’organizzatore ti ha dato i loro indirizzi con il permesso di usarli, oppure se i partecipanti si sono iscritti da soli alla tua lista, per esempio con un QR code nell’ultima slide. La lista dei partecipanti appartiene di norma a chi ha organizzato l’evento: chiedi per iscritto cosa puoi fare. Con l’organizzatore invece puoi scrivere subito, per ringraziare e proporre la prossima edizione.
Metto il compenso nel media kit?
Dipende dal tuo modo di lavorare. Molti relatori non lo indicano nel materiale pubblico e preferiscono un preventivo costruito su durata, trasferta e tipo di evento. Se lavori con le agenzie, concordate chi comunica la tariffa e chi tiene i rapporti con il cliente finale, per non fare offerte diverse allo stesso committente. In ogni caso, il preventivo scritto dev’essere chiaro su cosa comprende e su cosa no.
Come faccio tornare un cliente che mi ha già ingaggiato?
Un cliente che ha organizzato un evento con te l’anno scorso lo rifarà con buona probabilità, ma cambia il referente e cambia il tema. Un messaggio al momento in cui pianifica l’edizione successiva, con una proposta diversa dalla volta precedente e il riepilogo dei risultati di allora, ha un motivo concreto. Annota nel contatto la data dell’evento passato e il nome di chi ti aveva chiamato, così scrivi a chi conosce il progetto.
Posso vendere un libro o un corso a chi mi ascolta?
Sì, a chi ha scelto di iscriversi alla tua lista, con un messaggio dedicato a un solo prodotto e una pagina chiara su cosa si compra. Tieni distinta questa lista da quella dei committenti: un ufficio eventi non vuole ricevere promozioni di un corso. Per incassi, fatture e inquadramento della vendita di prodotti, accanto al compenso da relatore, confrontati con il tuo commercialista, perché cambiano le regole fiscali.
Come capisco se l’email mi sta portando interventi?
Chiedi a ogni nuovo contatto come ti ha trovato e segna in un foglio le richieste di preventivo con data, tema e fonte. Dopo un anno confronta quante sono arrivate dopo un tuo messaggio, quante da un passaparola e quante da un’agenzia. Le aperture e i clic dicono poco in questo settore, dove pochi contatti decidono tutto: contano le risposte e le telefonate dopo un invio mirato.
Come rispondo a una richiesta di disponibilità?
Entro un giorno lavorativo, con una conferma di aver letto, la disponibilità per le date chieste e due domande: quanto dura l’intervento e chi è il pubblico. Poi una breve telefonata. Allega o linka il media kit solo se non l’hanno già ricevuto. Con una risposta automatica che conferma la ricezione e una risposta personale in giornata dai l’idea di essere organizzato, che per molti committenti pesa quanto il tema.
Posso mandare la newsletter ai contatti raccolti dagli elenchi degli eventi?
Non per default. Gli elenchi di espositori, partecipanti o relatori sono pubblicati con uno scopo, e il fatto che un indirizzo sia visibile non basta per usarlo a fini promozionali. Per i messaggi di marketing serve in generale un consenso o una base giuridica valida. Se l’indirizzo ti è arrivato da un incontro di persona, conservi nota di dove e quando e proponi un’iscrizione volontaria; nel dubbio chiedi al tuo DPO.