Cosa valutare prima di scegliere
Di chi sono i contatti: tuoi o dell’agenzia
I contatti arrivati dai portali o raccolti con il modulo dell’agenzia sono, di norma, trattati dall’agenzia come titolare, e l’agente li usa come persona autorizzata. Quelli raccolti da te, con una tua informativa e un tuo consenso, sono un’altra cosa. Prima di aprire un account personale chiarisci per iscritto che cosa puoi importare, e chiedi al DPO e al contratto di collaborazione dove passa il confine.
Due liste distinte: clienti e rete professionale
Acquirenti e venditori hanno bisogno di un tipo di messaggio, notai, geometri, amministratori di condominio, mediatori creditizi e fotografi di un altro. Cerca etichette o campi per ruolo e verifica che una persona della rete non riceva mai il messaggio pensato per i clienti. Anche i contatti professionali sono dati personali: serve un’informativa e una disiscrizione semplice, e non scambiare elenchi con colleghi senza una base chiara.
Schede immobile che si compongono in fretta
Una scheda ben fatta ha foto, tipologia, zona, metri quadri, prezzo e classe energetica. Verifica se l’editor ha un blocco ripetibile per l’immobile, se puoi importare i dati dal gestionale o dall’annuncio oppure se dovrai impaginare a mano, e se l’anteprima su telefono mantiene leggibili foto e testo. Con immobili in esclusiva che restano sul mercato poche settimane, ogni ora di montaggio pesa.
Dati professionali e obblighi negli annunci
Nella firma e nel piede delle email indica ragione sociale, partita IVA, sede e i dati di iscrizione richiesti dalla normativa sulla mediazione: verifica con la tua associazione di categoria o con la Camera di Commercio che cosa è obbligatorio. Negli annunci vanno di norma indicati anche gli indicatori energetici dell’immobile: controlla lo stesso con l’associazione. Cerca un editor che permetta un piede fisso, uguale in ogni messaggio.
Esportazione, accessi e cambio di rete
Una carriera immobiliare può passare per più agenzie. Controlla che lo strumento esporti i contatti con data e fonte del consenso, che sia possibile dare e togliere l’accesso a un collaboratore e che un account non resti legato a un indirizzo che non usi più. Se lasci una rete, non portare con te ciò che non è tuo: restituisci o cancella ciò che il contratto prevede e conserva solo i contatti che hai raccolto in proprio.
Costo e utenti per chi lavora in proprio
Un agente ha un solo utente, una lista di poche centinaia di persone e un budget da professionista. Controlla quanti utenti include il livello che scegli, se i contatti della rete contano come contatti a pagamento e se un CRM gratuito basta per i primi mesi. Nei listini con un salto netto tra i livelli, come quello di HubSpot, decidi in anticipo a quale soglia ti fermi prima di spostare lì l’intero archivio.
Domande frequenti
Posso portare con me i contatti se cambio agenzia?
Dipende dal contratto e da chi è il titolare del trattamento: di norma i dati raccolti per conto dell’agenzia restano all’agenzia, e l’agente li usa come persona autorizzata. I contatti che hai raccolto in proprio, con un tuo consenso e una tua informativa, sono un’altra cosa. Prima di cambiare chiedi per iscritto che cosa puoi esportare e fatti consigliare da un legale e dal DPO. Copiare liste prima di andartene è il modo più rapido per finire in contenzioso.
Che cosa mando ai professionisti della mia rete?
Pochi messaggi utili: un riepilogo trimestrale degli immobili in vendita, una richiesta di collaborazione chiara e un grazie dopo una pratica andata bene. Sono contatti professionali, ma restano persone con un indirizzo da trattare con informativa e disiscrizione. Tieni questa lista separata da quella dei clienti, scrivi come scriveresti a un collega e non inoltrare a tutti le richieste di un singolo cliente, che sono dati suoi e non tuoi da condividere.
Come uso una newsletter personale se lavoro in una rete o in franchising?
Chiedi alla rete le regole su marchio, logo, testi e uso dei dati: molte hanno modelli e strumenti propri. Se vuoi un canale personale, apri un tuo account e usa solo contatti raccolti da te con un consenso tuo, indicando nella firma l’agenzia con cui operi come prevede il contratto. Non presentare come tuo l’annuncio di un collega e verifica con il titolare dell’agenzia che cosa è permesso, perché le regole cambiano da rete a rete.
Che cosa metto in un’email per un immobile con la classe energetica?
Negli annunci vanno indicati di norma gli indicatori di prestazione energetica: chiedi alla tua associazione di categoria come devono comparire anche in una email. Nelle prime righe metti tipologia, zona, metri quadri, prezzo richiesto e classe energetica; evita foto che non corrispondono all’immobile e descrizioni che non puoi provare. Se il prezzo cambia, aggiorna le email già programmate: un prezzo vecchio in una scheda già inviata crea contestazioni difficili da spiegare.
Come uso WhatsApp con i clienti senza esagerare?
Per concordare una visita WhatsApp è comodo, ma distingui il messaggio operativo, come l’orario di un appuntamento, dalla promozione, che richiede un consenso proprio. Se un cliente ti scrive su WhatsApp una richiesta, puoi rispondere a quella richiesta. Non aggiungere clienti a gruppi senza permesso: mostreresti i loro numeri agli altri partecipanti. Conserva le conversazioni dove il tuo titolare lo prevede e non usare un numero personale se la rete ne fornisce uno aziendale.
Posso inserire un video o un tour virtuale nell’email?
Il video non va dentro l’email: metti un’immagine con un link alla pagina o al canale dove si guarda. Tieni leggero il peso del messaggio e, se il tour virtuale è ospitato altrove, controlla chi tratta i dati di chi lo guarda e se la pagina ha il banner dei cookie. Scrivi nel testo anche una breve descrizione dell’immobile, perché alcuni programmi di posta non mostrano le immagini e il lettore deve capire lo stesso di che cosa si tratta.
Come tengo ordinata una rubrica che arriva da cinque fonti?
Portali, sito, telefono, passaparola, eventi: dai a ogni contatto un campo origine, uno stato (acquirente, venditore, rete, non contattare) e la data dell’ultimo contatto. Una volta al mese unisci i duplicati e controlla gli indirizzi che rimbalzano. Se lo strumento non lo fa da solo, usa un foglio condiviso come fonte unica e importa da lì: è meglio una sola fonte di verità che tre rubriche in parte diverse, nessuna delle quali aggiornata.
Quando serve un CRM e quando basta una newsletter?
Se hai più di qualche decina di pratiche aperte e dimentichi i richiami, un CRM serve prima di una newsletter: registra chi è in trattativa, a che punto, quando richiamare. Se invece scrivi due volte al mese a una lista di conoscenti, uno strumento per newsletter basta e costa meno. Non comprare entrambi finché non sai quale problema hai: un CRM vuoto non porta incarichi, e una newsletter senza lista non porta nemmeno quelli.
Come scrivo a una lista di agenti se vendo servizi a loro?
Se offri foto, home staging, software o formazione agli agenti, la lista è tra imprese, ma gli indirizzi restano dati personali. Raccogli le iscrizioni con un modulo chiaro, non comprare elenchi di agenti e chiedi al DPO se il soft spam dell’art. 130 del Codice Privacy si applica ai tuoi clienti. Un contenuto utile, come un modello di scheda immobile o una lista dei controlli prima di un servizio fotografico, vale più di un invito a leggere il listino.