Cosa valutare prima di scegliere
Un CRM che regga dodici mesi
Dopo il round cambiare strumento a metà anno costa più che sceglierlo bene. Guarda che cosa contiene il piano a cui passerai quando i clienti saranno cento, non solo quello di oggi: contatti, aziende, trattative, attività da svolgere, storico delle email. Chiedi quanto costa esportare tutto e se le automazioni si portano via. Se il CRM vive in un foglio, spostalo ora, finché le righe sono poche e ricordi ogni cliente.
Chi segue ogni trattativa
In fase seed le vendite le fanno i fondatori, e il rischio è che un preventivo resti senza risposta. Cerca promemoria legati a un contatto, un’attività da fare entro una data e le email inviate dal tuo indirizzo che si registrano da sole nella scheda. Una sequenza automatica dopo la demo non sostituisce un messaggio scritto a mano al cliente importante: conta quanti passaggi automatici ti permette il piano, perché i livelli bassi ne ammettono pochi.
Il gradino di prezzo che arriva dopo
I listini dei CRM non salgono in modo graduale. Con HubSpot si passa da 7 $ a 800 $ al mese tra due livelli, con ActiveCampaign da 15 $ a 149 $ salendo da 1.000 a 10.000 contatti. Costruisci una tabellina con mille, cinquemila e diecimila contatti e prova a scrivere accanto i mesi di runway che quella spesa consuma. Il conto che sembra piccolo nel primo mese conta quando i contatti sono diventati dieci volte tanti.
Dati dell’utente in prova senza uno sviluppatore
Se il prodotto è un software, vorrai sapere chi ha attivato la prova e chi non ha fatto nulla. Gli eventi in tempo reale li invia chi scrive il codice, e in un team seed gli sviluppatori sono sempre occupati. Parti da un’esportazione settimanale in CSV dal tuo database verso lo strumento, con due campi soli: data di registrazione e stato. Se il metodo funziona per un mese, chiedi allo sviluppatore di automatizzarlo.
Privacy che cresce con la società
Il fornitore diventa responsabile del trattamento dei dati dei tuoi clienti: chiedi l’accordo di trattamento (DPA) e dove si trovano i server, e allega entrambi alla documentazione privacy. Aggiorna l’informativa con le categorie di dati che raccogli e con i fornitori usati. Il DPO è obbligatorio solo in casi precisi, per esempio con trattamenti su larga scala: fai verificare con un consulente se il tuo caso rientra, prima di assumerti rischi.
Programmi startup: chiedi, non contare
Alcuni fornitori hanno programmi dedicati alle imprese appena nate, con requisiti sul capitale raccolto o sull’età della società. Non dare per scontato di averne diritto: scrivi al commerciale, chiedi i requisiti per iscritto e conserva la risposta. Chiedi anche all’incubatore o all’acceleratore se ha accordi con i fornitori. Per i benefici di startup innovativa, che riguardano altro, verifica requisiti e adempimenti con il commercialista, e non con il venditore di software.
Domande frequenti
Quali tre automazioni servono per prime dopo il seed?
Un benvenuto alla prova gratuita firmato da un fondatore, un follow-up dopo ogni demo con la sintesi di ciò che vi siete detti e la proposta del passo successivo, e un richiamo a chi ha attivato il prodotto ma non lo usa da trenta giorni. Sono flussi corti, che si leggono in cinque minuti e che il commerciale o il fondatore possono correggere. Rimanda le sequenze lunghe finché non sai quale messaggio muove davvero le trattative.
Meglio un CRM con le email o uno strumento email a parte?
Dipende da che cosa occupa più tempo. Se passi le giornate a inseguire trattative, parti dal CRM e usa le sue email. Se il lavoro è scrivere ai nuovi utenti in base a ciò che fanno nel prodotto, ti serve uno strumento a eventi e il CRM può restare un foglio ancora per un po’. Due strumenti costano di più e vanno sincronizzati: scegli quale dei due è la fonte unica dei contatti e non modificare gli stessi dati in entrambi.
Quali numeri dell’email mostro agli investitori?
Pochi e veri: iscritti attivi, disiscrizioni, risposte alle richieste di demo, clienti arrivati da un messaggio. Le aperture sono poco affidabili, perché alcuni programmi di posta possono caricare le immagini in anticipo e gonfiarle. Mostra un andamento su tre mesi, non una foto del giorno migliore, e racconta che cosa hai cambiato dopo ogni dato. Se un numero non riesci a ricavarlo dallo strumento, scrivilo come stima e dichiaralo: chi investe lo apprezza.
Come si scrive la sequenza per chi prova il prodotto?
Con la voce di una persona e con l’offerta di parlarvi. Il primo giorno un benvenuto del fondatore con un solo passo da compiere. Il terzo giorno un messaggio che propone venti minuti di chiamata per configurare il prodotto insieme. Dopo una settimana, se l’utente non ha fatto nulla, chiedi che cosa lo ha fermato. Nei primi mesi ogni risposta è una ricerca di mercato: leggila, annotala e rispondi tu, senza passare da un assistente.
Possiamo usare l’intelligenza artificiale per scrivere le email?
Sì, come prima bozza da rivedere, mai come testo da inviare così com’è. Il punto delicato non è lo stile ma i dati: non incollare nomi, email o note sui clienti in strumenti esterni senza avere verificato le condizioni d’uso e senza averli citati nell’informativa privacy. Chiedi al DPO o al consulente se serve un accordo con il fornitore. Per scrivere una struttura generica non servono dati personali, e la bozza resta comunque da riscrivere con la tua voce.
Quanti messaggi può ricevere una persona in prova?
Separa i messaggi di servizio, come la conferma dell’account, da quelli promozionali, e fissa un tetto solo per i secondi: per esempio uno a settimana a chiunque non abbia risposto. Se una persona ha fissato una demo, sospendi le automazioni di marketing finché la trattativa è aperta: ricevere il benvenuto automatico dopo una telefonata fa pensare che nessuno stia ascoltando. Controlla le disiscrizioni ogni mese.
Che cosa cambia se vendiamo a imprese e a consumatori?
Cambiano il messaggio, l’interlocutore e, in parte, le regole. A un’impresa scrivi al responsabile di un ruolo e parli di processo, risparmio di tempo, integrazione; a un consumatore parli di uso quotidiano e prezzo. Le regole sull’invio di comunicazioni commerciali a persone giuridiche, a professionisti e a consumatori non coincidono in tutto: verifica con il DPO o il consulente come classificare ogni contatto, e salva la tipologia in un campo della scheda.
Quando conviene assumere la prima persona di marketing?
Dopo che due o tre flussi funzionano e sono descritti su carta: chi arriva eredita un metodo, non una scatola chiusa. Prima di assumere calcola che cosa cambia nello strumento: una postazione in più può far cambiare livello di piano, e in alcuni listini il prezzo è per utente. Dai alla nuova persona un obiettivo misurabile nei primi tre mesi e l’accesso con un ruolo limitato, finché non conosce le regole della lista.
Possiamo passare a un altro strumento se il primo si rivela stretto?
Sì, ma pianifica il passaggio come un piccolo progetto. Esporta contatti, etichette, storico e disiscritti, ricostruisci i flussi più importanti nel nuovo strumento e fai girare i due in parallelo per una settimana, con un segmento di prova. Evita il cambio in prossimità di date delicate come il Black Friday o la ripresa di settembre. Se l’informativa nomina il fornitore, aggiornala prima del cambio e valuta con il consulente se serve avvisare gli iscritti.