In una piccola impresa o in uno studio con partita IVA l’email la scrive chi ha anche il telefono, le fatture e i clienti da seguire: serve uno strumento che renda facile mandare una newsletter al mese e ricordarsi dei contatti dopo un preventivo. MailerLite è il punto di partenza più equilibrato, perché si paga per iscritto e il conto è prevedibile, a differenza dei piani che contano le email inviate. La scelta di fondo è proprio il modello di costo: chi scrive poco a molti contatti ragiona in un modo, chi scrive spesso a pochi in un altro. Tieni una lista sola, con etichette, e il consenso per iscritto.
MailerLite è la scelta più equilibrata per una piccola impresa con una lista unica: si parte gratis fino a 250 iscritti, come indica mailerlite.com/pricing, poi il livello Comfort costa 12 $ al mese a 500 iscritti, con un prezzo che cresce per iscritto e quindi si prevede. Il limite è che le email transazionali non ci sono, perché sono un prodotto separato. Se hai molti contatti ma scrivi raramente, un piano a invii come quello di Brevo può costare meno.
Brevo si paga per email inviate, non per contatto: il listino su brevo.com/pricing prevede lo Starter a 9 $ al mese da 5.000 email, e il gratuito tiene in archivio fino a 100.000 contatti. Conviene con una lista ampia di ex clienti e un messaggio ogni tanto; se scrivi ogni settimana a tutti, il conto sale. Per automazione e prove A/B il listino indica lo Standard a 18 $.
Mailchimp prezza per contatti, e la curva è da guardare prima di iniziare: secondo mailchimp.com/pricing si passa dal piano gratuito da 250 contatti a un piano Standard e, tra 2.501 e 5.000 contatti, il conto arriva a 100 $ al mese. Ha un editor che molti conoscono già. Il rischio è abituarsi a un prezzo che cambia in fretta quando la lista cresce.
ActiveCampaign può automatizzare il seguito di un preventivo: se il contatto non risponde in una settimana parte un promemoria, se clicca sul listino cambia il messaggio. Secondo activecampaign.com/pricing non ha un piano gratuito e lo Starter, a 1.000 contatti, ammette un utente e 5 azioni per automazione, quindi un follow-up lungo può richiedere un livello superiore. Ha senso se vendi servizi su trattativa e nessuno ha tempo di richiamare.
Se oggi tieni i clienti in un foglio Excel e perdi i contatti dopo ogni fiera, HubSpot parte dal CRM e solo dopo aggiunge l’email. Nel listino americano su hubspot.com/pricing/marketing la distanza tra il livello Starter e il Professional è molto ampia: pianifica il costo di arrivo, non solo quello di partenza. Per una newsletter mensile a pochi clienti è più di quanto serva.
GetResponse riunisce email, pagine di destinazione e, nel livello Creator, webinar e corsi. Non ha un piano gratuito; secondo getresponse.com/pricing lo Starter ammette una sola automazione, per averne di più serve il Marketer. È utile al consulente o al piccolo studio che fa un webinar al mese per trovare clienti; a chi vende sul territorio servizi tradizionali basta quasi sempre meno.
AWeber ha un livello Lite con 500 iscritti, 5.000 email al mese, una lista, tre pagine di destinazione e tre automazioni, e un Plus senza questi tetti, secondo il listino del fornitore. I limiti sono scritti chiari e si capisce subito se bastano. Il fornitore nasce per il mercato americano: controlla lingua dell’assistenza e dei moduli di iscrizione prima di sceglierlo.
È la scelta che pesa di più. Alcuni strumenti fanno pagare per iscritto, altri per email inviate, altri per fasce di entrambi. Con 3.000 contatti e due messaggi l’anno un piano a invii è spesso più leggero; con 400 contatti e un messaggio a settimana conviene il contrario. Moltiplica i contatti per i messaggi che pensi di mandare in un anno e confronta i listini su quella cifra, non sulla fascia più bassa.
In una piccola impresa clienti, fornitori, candidati e persone incontrate a una fiera finiscono nello stesso foglio. Meglio una lista unica con etichette per tipo: cliente, preventivo senza risposta, fornitore, partner. Verifica che lo strumento permetta di annotare perché un contatto è stato aggiunto, che chi si è disiscritto resti escluso e che i fornitori non ricevano mai una promozione per errore.
Se tutto dipende da te serve uno strumento che si impari in una serata. Prima di pagare crea un modulo di iscrizione, una newsletter e un messaggio di benvenuto, e cronometrati: se dopo un’ora non sei arrivato in fondo, quello strumento ti farà rimandare per mesi. Controlla anche se la guida e l’assistenza sono in italiano e se esiste una procedura scritta per importare i contatti che già hai.
Verso i clienti l’articolo 130 del Codice Privacy ammette in certi casi di promuovere prodotti o servizi analoghi a quelli già acquistati, con la possibilità di opporsi a ogni messaggio. La posizione di chi ha chiesto soltanto un preventivo, o di chi ha lasciato un biglietto da visita, va valutata con un consulente o con il DPO. Qualunque sia la risposta, conserva data e fonte di ogni indirizzo.
I clienti stanno nel gestionale o nel programma di fatturazione, non nello strumento email. Verifica se esiste un connettore nativo, un collegamento Zapier o Make oppure solo l’esportazione CSV, e ogni quanto dovrai importare l’elenco a mano. Una fattura elettronica passa dal Sistema di Interscambio e non è una comunicazione di marketing: non usare lo strumento di newsletter per spedire documenti fiscali.
In dieci persone l’email la fa uno solo, e quando è in ferie tutto si ferma. Controlla quanti utenti ammette il piano, se puoi dare a un collega un accesso proprio e se gli invii si possono programmare. Salva modelli e liste in modo che un secondo possa mandare la newsletter di settembre in autonomia, e tieni la configurazione del dominio e le credenziali in un posto noto al titolare.
Dipende più dal numero di contatti che dal tipo di strumento. Parti dal piano gratuito se hai poche centinaia di indirizzi e passa a pagamento solo quando incontri un limite concreto: contatti, email al mese o automazioni. Metti in conto il tempo, che costa più dell’abbonamento: circa un’ora al mese per scrivere e inviare e una al trimestre per pulire la lista. Rivaluta il piano ogni dodici mesi, con il numero reale di iscritti.
Quando sbatti contro un limite che costa tempo o clienti: la lista supera il tetto di iscritti, gli invii mensili non bastano più, ti serve un’automazione che il gratuito non include, come un promemoria dopo il preventivo. Prima di pagare esporta la lista e prova a importarla altrove, per sapere quanto costa andare via. Un piano a pagamento che non usi è peggio di un gratuito stretto: disdicilo se dopo tre mesi non lo sfrutti.
Non è automatico. Il biglietto consegnato a mano può bastare per un contatto commerciale diretto, ma una newsletter promozionale richiede in genere un consenso, e scrivere per chiederlo è già un messaggio di marketing. Per questo conviene raccoglierlo in fiera, con un foglio da firmare o un QR code che porta al modulo. Verifica con il tuo consulente se e come scrivere a chi hai già in rubrica da prima.
Con tre messaggi radi, che si fermano quando il cliente risponde: un ringraziamento il giorno dopo con i punti salienti dell’offerta, un chiarimento dopo una settimana e una domanda onesta dopo un mese, per esempio che cosa ha deciso. Non scrivere «ultima occasione». Scrivi in prima persona, con nome e telefono. Se il preventivo non si è trasformato in un acquisto, verifica con il consulente se e come puoi continuare a scrivergli.
Il link di disiscrizione visibile, il motivo per cui ricevono il messaggio e i dati del mittente. Per una società, i dati che la legge richiede nella corrispondenza d’impresa, come denominazione, sede e numero di iscrizione al registro delle imprese, vanno in fondo come nella carta intestata: fatti confermare l’elenco esatto dal commercialista. Aggiungi un recapito a cui rispondere e il link all’informativa privacy, in chiaro.
Con ottanta clienti una newsletter può essere eccessiva, e un messaggio scritto a mano dal titolare, due volte l’anno, vale di più. Lo strumento serve comunque, anche gratuito, per tenere insieme gli indirizzi, registrare i consensi e mandare lo stesso avviso a tutti senza dimenticare nessuno: la chiusura per ferie, un cambio di orario, una novità importante. La newsletter periodica arriva dopo, quando hai qualcosa da dire.
Due volte l’anno è sufficiente. Togli gli indirizzi che rimbalzano e chi non ha mai aperto né cliccato per un anno, dopo un ultimo messaggio che chiede se vuole restare. Nei piani che si pagano per contatto, la pulizia riduce direttamente il conto; in quelli a invii, protegge la reputazione del mittente. Prima di cancellare conserva un file con i consensi e la data della disiscrizione, perché la prova serve anche dopo.
Con un foglio mensile di quattro colonne: invii fatti, clic sui link che portano al sito, richieste di preventivo o ordini ricevuti, e da dove dicono di arrivare. Chiedi sempre «come ci ha conosciuto?» al telefono e nei moduli. Aggiungi ai link i parametri UTM, se il tuo sito ne tiene traccia. Dopo un trimestre guarda quali argomenti hanno portato richieste vere e riscrivi di quelli, senza rincorrere il tasso di apertura.
Comincia dal benvenuto a chi si iscrive, perché lo scrivi una volta e lavora per sempre: chi sei, che cosa fai, che cosa riceverà, come contattarti. Poi una newsletter al mese con una sola idea e un solo invito all’azione. Il secondo passo è un promemoria dopo ogni preventivo. Tutto il resto, dalle date di scadenza ai compleanni dei clienti, può aspettare: meglio due messaggi curati di dieci automatismi mai finiti.