Cosa valutare prima di scegliere
Candidati e aziende in liste separate
Il magazziniere in cerca di turni e il responsabile del personale di un’azienda logistica non devono ricevere mai lo stesso messaggio, e nemmeno trovarsi nello stesso elenco per errore. Pretendi due liste distinte con campi propri, e la possibilità di escludere un gruppo da una campagna dell’altro. Chi è anche dipendente di un cliente, per esempio un ex candidato diventato responsabile, va gestito con attenzione: un solo contatto con due ruoli, non due schede indipendenti.
Campi del candidato: mansione, zona, disponibilità
Per scrivere bene servono pochi campi aggiornati: mansione, provincia, mezzo di trasporto o patente, tipo di contratto cercato, data dalla quale è disponibile. Sono dati che permettono avvisi su misura e non richiedono di conoscere altro. Evita nei campi dello strumento di marketing informazioni su salute, appartenenza sindacale, origine o categorie protette: sono dati particolari e il loro posto è nel gestionale di selezione, non in una newsletter.
Collegamento con il gestionale di selezione
La verità sui candidati sta nel gestionale dell’agenzia: chi è stato assunto, chi è in missione, chi ha rifiutato. Chiedi come questi stati arrivano allo strumento di email (file periodico, API, servizio di collegamento) e con quale ritardo. L’obiettivo è semplice: chi ha appena iniziato una missione non deve ricevere altri avvisi di turni, e chi ha comunicato di non essere più disponibile deve uscire dalle liste in pochi giorni.
Avvisi rapidi: canale, orario e frequenza
Un turno scoperto di domani richiede un messaggio breve con un solo pulsante per rispondere, nell’orario in cui le persone guardano il telefono, non di notte. Valuta se lo strumento permette di scegliere il canale per ciascun candidato (email, SMS, WhatsApp), di fissare un limite di messaggi alla settimana e di fermare l’avviso appena il turno è coperto. Senza questi controlli si finisce a scrivere due volte a chi ha già detto sì.
Dati dei candidati: minimo, conservazione, cancellazione
Un curriculum contiene molto più di quanto serva a una campagna. Importa nello strumento solo nome, contatto e i campi di segmentazione, mai il file del CV. Stabilisci per quanto tempo conservi i candidati inattivi e cancellali con regolarità: lo strumento deve permettere la rimozione su richiesta. Chiedi il DPA al fornitore, dove sono i server e chi ha accesso. Il periodo di conservazione lo decidi con il DPO, non con il listino.
Correttezza delle offerte e regole di settore
Le agenzie per il lavoro operano con un’autorizzazione e sono soggette a regole su annunci e trattamento dei candidati. Verifica con il tuo consulente quali informazioni devono comparire nei messaggi (ragione sociale, riferimenti dell’autorizzazione) e quali formulazioni evitare: riferimenti a età, sesso, nazionalità o vincoli personali nelle offerte sono un rischio. Un modello salvato e approvato, riutilizzato per ogni avviso, riduce i rischi più della revisione caso per caso.
Domande frequenti
Come riempio un turno scoperto con un messaggio breve?
Scrivi come lo leggeresti in fila al bar: mansione, luogo, orario di inizio, riferimento alla paga o al contratto e un pulsante per dire "ci sono". Invia solo ai candidati della zona con la mansione giusta, in ordine di priorità, e fermati quando il posto è coperto. Evita messaggi serali e testi lunghi. Un secondo avviso a chi non ha risposto dopo un’ora è accettabile, un terzo no. Segna chi risponde sempre: è il tuo gruppo più affidabile.
Cosa mandare ai lavoratori già in missione?
Il lavoratore in missione riceve comunicazioni di servizio: orari, referente, documenti da consegnare, scadenze di visite mediche o corsi sulla sicurezza (D.Lgs. 81/2008), da verificare con l’ufficio compliance. Non mescolare queste mail con le offerte per altre missioni. Quando la missione sta per finire, un messaggio per chiedere la disponibilità a nuove proposte, con un clic. I cedolini seguono il sistema paghe, non lo strumento di marketing.
Come riattivo i candidati che non rispondono da mesi?
Invia un messaggio che chiede una cosa sola: confermare disponibilità e zona con un clic. Chi aggiorna rientra nel gruppo attivo; chi non risponde dopo due tentativi passa a una lista a bassa frequenza e, trascorso il periodo di conservazione deciso con il DPO, viene cancellato. Non fare una campagna "sei ancora interessato?" a tutta la lista in un giorno: scaglionala per profilo, così le richieste di aggiornamento non arrivano tutte insieme in filiale.
Come scrivo alle aziende clienti tra una richiesta e l’altra?
Anticipa i loro picchi: a inizio anno scrivi a chi avrà bisogno di personale per l’estate, a settembre a chi deve prepararsi al periodo natalizio. Una mail breve con i profili disponibili e i tempi che l’agenzia può garantire, solo se verificabili, vale più di una newsletter generica. Dopo una missione chiedi un riscontro in due domande. Evita dati sul mercato del lavoro che non abbiano una fonte ufficiale citata.
Posso inviare offerte di lavoro a chi ha mandato solo il CV?
Chi invia il CV all’agenzia lo fa per essere contattato per offerte di lavoro, e l’informativa deve descrivere questo uso. Una newsletter promozionale sui servizi, o il passaggio dei dati ad altri soggetti, è una cosa diversa e richiede in genere un consenso specifico. Controlla con il DPO come l’informativa distingue i due scopi e se il modulo di candidatura ha caselle separate. Non importare nello strumento di marketing i CV raccolti in fiera senza una base chiara.
Come distinguo somministrazione e selezione per assunzione diretta?
Sono due servizi con interlocutori, tempi e messaggi diversi. Nella somministrazione il candidato diventa lavoratore dell’agenzia e svolge la missione presso l’azienda; nella selezione per assunzione diretta l’agenzia presenta profili all’azienda, che li assume. Usa campi diversi per i due percorsi, con avvisi diversi: nel primo contano turni e inizio, nel secondo colloqui e riservatezza. Mescolando i flussi il candidato non capisce che tipo di contratto gli proponi.
Come gestisco i lavoratori stagionali che tornano ogni anno?
Salva un campo con la stagione e il settore dell’anno precedente e contattali qualche mese prima dell’inizio per riconfermare la disponibilità: il periodo dipende dal settore, per il turismo prima della stagione estiva o invernale, per la logistica prima dell’autunno. Un messaggio che parte dalla loro esperienza funziona solo se il dato è corretto e se il candidato ha accettato di essere ricontattato. Non dare per scontato che tornino tutti.
Come organizzo l’email con più filiali?
Aggiungi un campo filiale e usalo per assegnare responsabilità e mittente. Il candidato che vive fra due territori non deve ricevere lo stesso avviso da due sedi, quindi serve una regola su chi lo contatta. Verifica se lo strumento offre permessi per utente, per esempio che ogni selezionatore veda solo i contatti della propria sede, e se il costo cresce con gli utenti. Un modello condiviso tra le filiali evita messaggi diversi su regole simili.
Quali risultati devo misurare in un’agenzia per il lavoro?
Contano il tempo per coprire un turno dopo l’invio, il numero di candidati che aggiornano la disponibilità dopo una richiesta e le richieste di personale arrivate dalle aziende dopo una mail. Annota data, profilo e canale di ogni invio nel gestionale. Le aperture dicono poco, perché alcuni client di posta le generano da soli; i clic sul pulsante di risposta sono più affidabili. Non esistono valori di riferimento comuni: confronta periodo con periodo e filiale con filiale.