I docenti seguono un calendario che ogni mittente deve conoscere: inizio anno a settembre, scrutini, adozioni dei libri in primavera, esami di stato in estate. GetResponse è la scelta più adatta se rivolgi loro webinar e corsi, perché nei livelli alti riunisce email, automazioni, webinar e creazione di corsi; costa però più di una newsletter semplice e non ha un piano gratuito. Prima di scegliere decidi se scrivi a indirizzi personali o istituzionali, come raccogli il consenso e che cosa puoi dire sulla Carta del Docente senza rischiare informazioni sbagliate.
GetResponse è la scelta più adatta a chi si rivolge ai docenti con webinar e corsi: secondo il listino su getresponse.com/pricing il livello Creator, a 69 $ al mese, include webinar e creazione di corsi. Non esiste un piano gratuito e lo Starter prevede una sola automazione. Il limite è il costo: se non vendi formazione online, MailerLite o Brevo bastano per una newsletter con materiali e novità, e lasciano più budget per la preparazione dei contenuti.
Per un docente o un piccolo sito di materiali didattici con qualche centinaio di colleghi iscritti, MailerLite offre moduli, pagine di iscrizione e automazioni semplici; tra le funzioni compaiono anche i prodotti digitali. Per cominciare basta il gratuito, che mailerlite.com/pricing limita a 250 iscritti. Per vendere un corso con pagamenti e webinar guarda strumenti più completi.
Kit, il vecchio ConvertKit, è pensato per chi pubblica newsletter e prodotti digitali: tra le funzioni indica landing page, moduli e vendita di prodotti digitali. Secondo kit.com/pricing il piano gratuito arriva a 10.000 iscritti ma senza sequenze; il livello Creator parte da 33 $ al mese a 1.000 iscritti con pagamento annuale. Verifica in che lingua sono editor e assistenza prima di sceglierlo per corsi in italiano.
Una rete di scuole o un ente che informa il personale scolastico ha liste di migliaia di indirizzi e poco budget: Brevo manda anche SMS e WhatsApp per le circolari urgenti. Un tetto giornaliero di invio allunga i tempi con liste grandi: verifica il limite del tuo piano prima della prima circolare. Per messaggi istituzionali verifica con la scuola chi può inviare e da quale dominio.
Chi gestisce da anni la newsletter di una rete di docenti ha spesso già Mailchimp. Una lista nazionale cresce per fasce di contatti: simula il costo prima di importare tutto. Controlla che i contatti siano stati iscritti con un consenso verificabile e con un indirizzo personale: aver trovato un indirizzo istituzionale sul sito di una scuola non basta.
Per un editore o un distributore di materiali per la scuola, ActiveCampaign tiene docenti, istituti e fase della proposta, per esempio campione inviato, colloquio, adozione, e fa partire messaggi diversi per ciascuna. Il listino su activecampaign.com/pricing non prevede un piano gratuito. Se i promotori che lavorano sulla stessa lista sono più d’uno, controlla quanti utenti include il livello che scegli.
Se pubblichi una newsletter di approfondimento didattico, beehiiv è costruito per le newsletter e, secondo beehiiv.com/pricing, il piano gratuito arriva a 2.500 iscritti; i livelli a pagamento aggiungono funzioni di crescita. Non è uno strumento per vendere materiali o corsi: controlla se ti servono pagamenti e consegna di file, e in che lingua sono editor e assistenza.
Molti docenti hanno un indirizzo della scuola e uno personale. Scrivere al primo per promozioni, senza che il docente lo abbia dato a te, è rischioso: il consenso è un atto personale e la scuola può avere regole su ciò che arriva ai suoi account. Chiedi nel modulo un indirizzo personale, tratta quello istituzionale come facoltativo e non raccogliere indirizzi da elenchi pubblici di scuole. Nel dubbio, chiedi al DPO.
Il lavoro di un docente ha ritmi precisi: inizio anno a settembre, scrutini tra gennaio e febbraio e a giugno, adozioni dei libri in primavera, esami di stato in estate. Cerca uno strumento in cui programmare con mesi di anticipo e sospendere le promozioni nelle settimane di scrutini ed esami, quando un messaggio fuori luogo infastidisce. Le date esatte cambiano per scuola e regione: verificale sul calendario ufficiale.
Un docente della scuola dell’infanzia e uno di liceo scientifico non cercano lo stesso materiale. Prevedi nel modulo ordine di scuola e materia con scelte chiuse e costruisci segmenti da quei campi. Controlla che lo strumento permetta più materie per lo stesso docente e un campo per la regione, utile per i corsi in presenza. Non chiedere dati, come la sede di servizio, che non ti servono.
Un PDF di benvenuto, una scheda didattica o l’accesso a un’area riservata sono spesso il motivo per cui un docente si iscrive. Verifica come lo strumento consegna i file (link, area riservata, allegato), quanto può pesare un file e se il link scade. Controlla che il materiale sia tuo o che tu abbia i diritti per diffonderlo: pagine prese da libri o da altri siti non sono contenuti che puoi distribuire per email.
Se offri formazione, i docenti vorranno sapere se è riconosciuta e se si può pagare con la Carta del Docente. Verifica sui siti ufficiali le condizioni attuali, l’accreditamento richiesto e le piattaforme da usare prima di scriverne in una email: un’informazione sbagliata crea contestazioni. Per i webinar controlla iscrizioni, promemoria, attestato e replay, e se lo strumento li gestisce o richiede un servizio esterno.
Le liste dei docenti si usano a ondate, con picchi a settembre, a gennaio e in primavera. Controlla se il prezzo cambia con i contatti o con gli invii, se i limiti giornalieri bloccano gli invii di inizio anno e se puoi scendere di piano nei mesi tranquilli. Confronta la spesa di un anno intero, non quella del mese di prova, e chiedi se il pagamento annuale cambia il conto.
Il periodo caldo va da fine agosto a metà settembre, quando i collegi pianificano e i docenti preparano le classi. Un primo messaggio a fine agosto con novità e materiali, uno nella prima settimana di scuola con una risorsa pronta all’uso, uno a metà ottobre per il primo bilancio. Evita le settimane di scrutini e di esami. Le date esatte cambiano per scuola e regione: chiedi ai tuoi iscritti quando hanno più bisogno di sentirti.
L’adozione dei libri di testo segue un calendario scolastico e decisioni collegiali: scrivi con anticipo, indica a quale ordine di scuola e a quale materia ti rivolgi e come chiedere il saggio o la copia di valutazione. Non promettere esiti e non fare confronti con altri editori che non puoi dimostrare. Per l’invio di campioni verifica con il tuo consulente come gestire l’indirizzo di spedizione e le regole della scuola.
Solo se il docente te lo ha dato per quello scopo. Un indirizzo ricavato dal sito di una scuola non equivale a un consenso, e per i messaggi commerciali serve una base giuridica adeguata. Per le comunicazioni di servizio a chi è già tuo cliente la valutazione è diversa. Chiedi al DPO come procedere e fai in modo che il modulo di iscrizione consenta di indicare un indirizzo personale al posto di quello della scuola.
Citala solo se i tuoi prodotti o corsi si possono davvero acquistare con quella carta e se hai verificato sul sito ufficiale le condizioni attuali, chi può usarla e quali enti e prodotti sono ammessi. Le regole possono cambiare: scrivi la data in cui hai controllato e rimanda alla fonte. Evita formule che sembrino promettere un rimborso o una copertura che non dipende da te: se il docente non può usarla, la responsabilità del messaggio è tua.
Quelli che fanno risparmiare tempo: una scheda pronta, una verifica da adattare, un calendario delle scadenze, la sintesi di una circolare o di una novità normativa, sempre con la fonte. Meglio un contenuto concreto che un invito a scoprire il catalogo. Alterna una risorsa gratuita a una proposta commerciale e scrivi con chiarezza l’ordine di scuola a cui ti rivolgi, così nessun docente apre un messaggio che non lo riguarda.
Una volta ogni due settimane durante l’anno scolastico è un ritmo sostenibile, con più messaggi a settembre e meno in estate. Evita i periodi di scrutini e di esami e lascia ai lettori la scelta della frequenza nel centro preferenze. Se mandi una serie legata a un webinar, comunica all’inizio quanti messaggi arriveranno e quando finiranno, così nessuno si sente sommerso da una sequenza che non ha chiesto.
Con un modulo breve: nome, indirizzo personale, ordine di scuola e materia, e una casella separata per ricevere la newsletter. Manda subito la conferma con la data, un promemoria il giorno prima e uno un’ora prima, poi replay e materiali a chi non c’era. Se rilasci un attestato, decidi come registrare la presenza e per quanto conservi i dati. Chi non vuole la newsletter deve poter partecipare comunque.
Una scuola è un interlocutore diverso: il dirigente e la segreteria seguono regole su acquisti e contratti, che spesso passano da procedure formali. Chiedi con una telefonata chi è il referente e scrivi in modo istituzionale. Usa l’indirizzo ufficiale della scuola solo se il referente te lo ha indicato per quello scopo, e per le comunicazioni formali di acquisto chiedi come preferiscono riceverle, anche tramite PEC.
Guarda i risultati che contano per te: richieste di campione, iscrizioni al webinar, download del materiale, acquisti. Confronta i segmenti per ordine di scuola e materia, non il totale. Le aperture sono un indizio debole, perché alcuni programmi di posta le registrano da soli. Dopo un anno scolastico confronta i risultati con lo stesso periodo precedente e decidi quali rubriche tenere e quali eliminare.