Cosa valutare prima di scegliere
Tre pubblici, tre basi giuridiche
Candidati, iscritti e alumni non sono la stessa lista. Le comunicazioni istituzionali agli iscritti (scadenze, tasse, servizi) seguono i canali dell’ateneo; l’orientamento a chi ha chiesto informazioni richiede una base giuridica chiara; gli alumni danno consenso esplicito per newsletter e raccolte fondi. Verifica che lo strumento permetta tre gruppi separati e che un laureato esca dalla lista dei candidati.
Calendario delle scadenze accademiche
Test di ingresso (per esempio i TOLC del CISIA per molti corsi a numero programmato), finestre di immatricolazione, rate delle tasse, bandi per borse di studio e mobilità Erasmus, sessioni di laurea. Cerca strumenti con invii legati a una data e con più promemoria (quattro settimane, una settimana, il giorno prima) e controlla che le date arrivino dal CRM, non siano riscritte a mano ogni volta.
Dati del CRM e dei sistemi di segreteria
Il vero lavoro è far parlare l’email con il sistema di segreteria o con il CRM dell’ateneo: chiedi se esiste un connettore, un collegamento Zapier/Make, un’API o solo l’esportazione CSV. Se il flusso è manuale, stabilisci chi lo esegue e quando, e come si cancellano i candidati che hanno revocato il consenso. Non copiare nello strumento marketing dati di carriera, voti o dati sulla salute degli studenti.
Open day, giornate di orientamento e dirette
Gli open day si gestiscono con moduli e tre messaggi: conferma, promemoria, grazie con il materiale. Verifica se lo strumento offre pagine di iscrizione, liste dei partecipanti e inviti a incontri online, e se permette di distinguere chi ha partecipato da chi no per inviare la sequenza giusta. Per i grandi eventi controlla i limiti di invio giornalieri.
DPA, server e procedure d’acquisto
Un ateneo tratta dati di migliaia di persone, spesso minorenni agli open day. Chiedi al fornitore il DPA, dove sono i server, quali sub-responsabili usa e come gestisce i trasferimenti extra-UE; se sei un ente pubblico, verifica con il DPO e l’ufficio acquisti la procedura per un abbonamento a un servizio online. Non basta una carta di credito del dipartimento.
Alumni, eventi e raccolte fondi
Le raccolte fondi tra gli alumni sono meno diffuse in Italia che altrove, ma esistono: borse di studio, 5 per mille dove previsto, iniziative degli ex allievi. Servono messaggi diversi da quelli per i candidati, una lista pulita e un tono sobrio. Cerca la possibilità di segmentare per anno di laurea e corso e di rimandare a una pagina di donazione, senza raccogliere dati bancari nell’email.
Domande frequenti
Come organizzo la sequenza per i candidati dopo un open day?
Entro ventiquattro ore invia un grazie con le presentazioni e i link alle schede dei corsi; dopo tre giorni una guida a requisiti, test e scadenze; dopo una settimana le informazioni su tasse, borse di studio e residenze; in prossimità del bando un promemoria. A chi non è venuto manda un riepilogo con registrazione o slide. Non creare l’impressione di una scadenza stringente se il bando resta aperto per mesi.
Come comunico scadenze di tasse e immatricolazione senza creare panico?
Scrivi un messaggio per ogni scadenza, con data, importo se noto, modalità e un riferimento alla segreteria; evita formule allarmistiche. Pubblica le stesse informazioni sul sito e nell’area riservata e usa l’email come promemoria, non come unica fonte. Per gli iscritti ricorda che i canali istituzionali hanno la precedenza e che il marketing non deve duplicarli.
Posso scrivere ai ragazzi che hanno compilato il modulo a una fiera di orientamento?
Dipende dall’informativa letta e dal consenso dato a te. Se la lista è stata raccolta dall’organizzatore della fiera o da una scuola, non è tua: puoi usarla solo se il consenso era formulato per essere contattati da soggetti come te. Per i minori il consenso spetta ai genitori. Chiedi sempre come è stato raccolto il consenso prima di caricare la lista.
Quando scrivere a chi si è laureato?
Tre momenti: nei giorni successivi alla laurea, con le congratulazioni e un invito a restare in contatto con l’ufficio placement o l’associazione alumni; sei mesi dopo, con una proposta di formazione o di lavoro; un anno dopo, con un evento. Prima di inserire un laureato in una lista alumni chiedi un consenso esplicito: la relazione da studente non lo autorizza in automatico.
Come gestisco un mailing condiviso tra più dipartimenti?
Il rischio è che ogni dipartimento scriva per conto suo, con tono, grafica e consensi diversi. Definisci un account centrale con ruoli per ogni struttura, un modello comune e un registro che dica chi ha dato il consenso a cosa. Verifica quanti utenti ammette il piano e se i permessi si possono limitare: non tutti i piani consentono più persone con ruoli diversi.
Quali dati dello studente non devo portare nello strumento email?
Voti, esiti d’esame, carriera, ISEE, borse assegnate, disabilità o DSA e qualunque informazione sulla salute. Sono dati che il sistema di segreteria gestisce con regole di sicurezza specifiche. Nello strumento email tieni solo contatto, corso di interesse e fase del percorso. Se vuoi personalizzare un messaggio con un dato di carriera, usa una comunicazione istituzionale e non una campagna di marketing.
Come promuovo un master o un corso di perfezionamento ai professionisti?
Il pubblico è composto da lavoratori con poco tempo: manda un messaggio con date, durata, modalità (weekend, serale, online), contributo richiesto e possibilità di finanziamento o di formazione aziendale. Una serata di presentazione online è un formato naturale. Se scrivi alle aziende per iscrivere dipendenti, usa una lista con base giuridica documentata e un referente nominativo.
Quante email al mese per un candidato attivo?
Finché le iscrizioni sono aperte, uno o due messaggi a settimana a chi ha chiesto informazioni, ognuno con un contenuto diverso (corso, test, tasse, vita in città). Poi riduci a uno al mese. Offri un modo per scegliere la frequenza e, se un candidato non apre per otto settimane, smetti di scrivergli: un contatto che non risponde a quattro messaggi consecutivi non va inseguito.